導入 BPMS 前要準備什麼？從流程盤點、需求訪談到正式上線

一、導入 BPMS 前，先確認要改善什麼

BPMS 是協助企業設計、執行、追蹤及持續改善工作流程的資訊系統，導入前，企業應先確認最想解決的問題，例如縮短簽核時間、改善跨部門交接、減少資料重複輸入，或加強流程追蹤與權責紀錄，目標不同，第一階段的導入範圍也會不同。

可以先從日常工作中檢查是否有以下情況：

• 主管不在辦公室時，申請或簽核容易停滯。
• 同一項作業在不同部門有不同表單與處理方式。
• 員工必須反覆詢問「表單現在到哪一關」。
• 流程資料需要人工重新輸入 ERP、HRM 或其他系統。
• 主管難以掌握流程所需時間、退件原因與待辦狀況。
• 人員異動或代理時，流程經常需要臨時找人處理。

導入 BPMS 並不代表要一次重做全公司的流程，第一階段可先選擇範圍明確、成果容易觀察的流程，待運作穩定後，再逐步擴大應用範圍。

二、第一批導入流程應該怎麼挑？

很多企業一開始就想把所有表單同時電子化，結果需求範圍過大、意見難以整合，也讓使用者在短時間內承受太多改變，比較穩健的做法，是先選擇少數幾項流程試行，確認運作順暢後再逐步擴大。

適合第一階段導入的流程，通常具有以下特徵：

• 使用頻率較高：上線後容易累積實際使用經驗。
• 處理規則相對清楚：申請人、經辦人與核決條件可以明確整理。
• 現有痛點明顯：例如等待時間長、容易漏件或經常需要催辦。
• 涉及的部門數量適中：可以呈現跨部門效益，又不至於讓初期協調過度複雜。
• 改善成果容易觀察：例如可比較導入前後的處理時間、退件率或紙本用量。

如果某項流程例外狀況很多、牽涉高度複雜的外部系統，或目前連權責單位都還沒有共識，就不一定適合作為第一個上線項目。

三、如何盤點現有流程？

流程盤點不只是把紙本表單交給資訊人員，而是要把「誰在什麼情況下做什麼事」整理清楚，建議由熟悉實際作業的流程負責人，與系統導入人員共同確認。

盤點時也要區分「目前實際怎麼做」與「制度上原本應該怎麼做」。兩者如果不同，應先確認未來要保留、取消或調整哪些步驟，再開始設計電子流程。

四、如何進行需求訪談，避免各說各話？

同一個流程中，申請人關心操作是否方便，主管關心核決資訊是否完整，管理單位則重視權限、紀錄與後續查詢。需求訪談不能只問單一部門，否則系統上線後，很容易出現「能送出，卻不好管理」的情況。

建議至少邀請以下角色共同參與：

• 流程的實際申請人與經辦人
• 部門主管或核決主管
• 流程制度的管理單位
• 資訊或系統管理人員
• 需要接收流程結果的其他部門

訪談結果可以分成三個層級，避免所有需求都擠在第一階段：

1. 第一階段必要：沒有完成就無法正確執行流程的需求。
2. 第二階段：可以提升便利性，但不影響第一階段運作的功能。
3. 例外需求：發生頻率低，需要另外確認成本與處理方式的情況。

這種分類能讓專案先完成核心流程，再根據實際使用情況安排後續改善，不會因為少數特殊情境拖延整體上線。

五、導入前要確認哪些系統與環境條件？

完成流程與表單盤點後，還要確認 BPMS 如何銜接企業現有的工作環境，以及需要與哪些系統交換資料。

• 使用人數與據點：有哪些部門、分公司或外勤人員需要使用？
• 登入方式：是否要沿用既有帳號、AD 或單一登入機制？
• 使用裝置：是否需要透過手機、平板或公司外部網路處理？
• 既有系統：是否需要與 ERP、HRM、CRM 或其他內部系統交換資料？
• 資料來源：部門、人員、供應商、專案或會計科目等資料由哪個系統維護？
• 文件需求：流程完成後是否需要匯出表單、附件或留存紀錄？
• 權限與資安：是否有特定登入限制、資料存取或稽核要求？

如果需要系統整合，應提早確認雙方是否具備 API 或其他可行的資料交換方式，也要定義資料由哪一套系統負責維護，避免相同資料在多個平台各自修改。

六、BPMS 導入通常會經過哪些階段？

不同企業的導入範圍各有差異，但大致可以分成以下六個階段，每完成一個階段，都應由流程負責人確認結果，再進入下一步。

導入成果不宜只由資訊部門單獨驗收，資訊人員可以確認系統是否正常，但流程是否符合實際工作方式，仍需要由實際使用該流程的部門共同確認。

七、測試、教育訓練與正式上線怎麼安排？

測試不能只走一次正常流程

送出表單並順利核准，只能證明基本路徑可以運作，正式上線前，還應測試退件、撤回、代理、人員異動、權限限制與不同核決條件。

• 不同部門或金額是否會進入正確的簽核路徑？
• 退件後應回到哪一個人或哪一個節點？
• 主管請假時，代理人能否正常接收及處理？
• 不同角色看到的欄位與附件是否符合權限設定？
• 通知內容、流程名稱與待辦資訊是否容易理解？
• 需要整合其他系統時，資料能否正確讀取與回寫？

教育訓練要依角色安排

一般使用者需要知道如何申請、查詢與處理待辦；流程管理者則要了解表單、流程、組織與權限的維護方式，將所有人安排在同一場訓練，內容往往不是太深就是太淺。

正式上線前要說清楚三件事

1. 從哪一天開始改用新流程？
2. 尚未完成的紙本或舊系統案件怎麼處理？
3. 遇到操作或流程問題時，要向誰反映？

若導入範圍較大，可先由單一部門或少數使用者試行，確認流程穩定後再逐步擴大。

八、上線後如何持續改善流程？

BPMS 上線不是專案結束，而是企業開始累積流程資料的起點。過去只能憑感覺判斷流程是否太慢，上線後則可以從實際紀錄觀察問題集中在哪些節點。

企業可以定期檢視：

• 流程平均完成時間與各節點等待時間
• 退件、撤回或逾期案件的比例與原因
• 待辦是否長期集中在特定人員
• 哪些欄位經常填錯、漏填或需要補件
• 哪些人工輸入工作可以透過系統整合減少
• 使用者共同反映的問題與改善建議

改善時不一定要重新設計整條流程，有時只需要調整表單說明、必填條件、通知內容或核決規則，就能減少大量溝通成本。

九、PowerBPM 如何支援分階段導入？

PowerBPM 提供電子表單、流程設計、組織與角色權限、流程追蹤及報表等功能，企業可先從單一部門或高頻流程開始，再依實際需求增加其他表單與流程。

若企業已有 ERP、HRM、AD 或其他內部系統，也可依既有系統提供的介接條件與實際需求，評估透過 API 或其他方式進行資料與流程整合。實際整合方式仍需依既有系統、資料欄位與權限規則進一步確認。

對第一次導入 BPMS 的企業而言，重點不是第一階段做得越多越好，而是先讓第一個流程順利運作並建立維護經驗，再將這套做法逐步延伸至其他流程。

延伸閱讀：BPM 是什麼？｜如何降低 BPMS 導入成本並快速上線？｜電子簽核是什麼？