電子簽核是什麼？企業數位轉型的第一步，就從這裡開始！ 紙本文件需要人工傳遞，主管不在辦公室時，簽核進度就可能停滯，電子簽核將申請、審核、核准與紀錄轉移到線上，讓企業更容易掌握流程進度，也能降低紙本作業與人工追蹤的負擔。 電子簽核是什麼？ 電子簽核（Electronic Approval Workflow）是將企業內部的申請、審核、核准與歸檔流程數位化的作業方式，它不只是在線上簽名，而是同時管理簽核順序、處理權限、通知機制與流程紀錄。 文章目錄 電子簽核是什麼？ 電子簽核流程怎麼運作？ 電子簽核能幫企業做什麼？ 電子簽核常見應用場景 選擇電子簽核系統要注意什麼？ PowerBPM 如何支援電子簽核？ 電子簽核常見問題 一、電子簽核是什麼？ 電子簽核是透過電子表單與線上簽核系統，處理企業內部申請與審批的方式。 文件送出後，系統會依照事先設定的條件及組織權限，將任務送交適當的人員處理，並保留每個階段的進度與紀錄。 因此，電子簽核與單純的電子簽名並不相同，電子簽名著重於「如何呈現簽署或同意」；電子簽核則著重於「文件應該由誰處理、依什麼順序進行，以及如何追蹤整個流程」。 電子簽核、電子簽名與電子簽章有什麼不同？ 項目 電子簽核 電子簽名 電子簽章／數位簽章 主要用途 管理申請、審核與核准流程 表達簽署或同意 驗證簽署人身分及文件完整性 管理重點 流程、權限、通知與處理紀錄 簽名的呈現方式 身分驗證、文件完整性與法規要求 常見情境 請假、請款、採購、用印及簽呈 在電子文件上簽名 對外契約或需加強身分驗證的文件 是否包含完整流程 是 不一定 不一定 電子簽核主要處理企業內部的申請、審核與核准流程；若文件涉及對外簽約、本人身分確認或特定法律效力，則應依文件性質與使用情境，評估是否需要搭配符合《電子簽章法》的電子簽章或數位簽章機制。 延伸閱讀：企業流程管理系統（BPM）與電子簽核系統（Workflow）有什麼不同？ 二、電子簽核流程怎麼運作？ 一套完整的電子表單簽核系統，通常會從表單建立開始，依照企業設定的規則進行分派與審核，最後保留完整處理歷程。 填寫並送出電子表單：申請人填寫資料、上傳附件後送出。 系統判斷簽核路徑：依部門、職務、金額或表單條件決定下一位處理人。 通知簽核或經辦人員：透過系統訊息、Email 或行動裝置提醒處理。 完成審核與例外處理：依需求進行核准、退回、會辦、加簽或補件。 歸檔並保留歷程：流程完成後保存表單內容、簽核意見與處理時間，方便查詢及稽核。 三、電子簽核能幫企業做什麼？ 縮短等待時間主管可透過電腦、手機或平板處理待簽文件，降低因出差或不在辦公室造成的延誤。 掌握流程進度申請人與管理者可查詢目前處理節點，減少以電話或 Email 反覆追問進度。 保留處理紀錄系統記錄簽核人員、時間與意見，方便後續查詢、權責釐清及內部稽核。 減少紙本作業降低列印、傳遞、歸檔與查找文件的時間，也有助於推動無紙化及企業 ESG 減紙目標。 落實權限管理依部門、職務及流程角色設定可填寫、檢視與簽核的範圍，降低資料被不當存取的風險。 串接既有系統可依企業環境評估與 ERP、HRM、CRM、AD 或 SSO 等系統整合，減少重複輸入資料。 四、電子簽核常見應用場景 電子簽核不限於請假或報銷，只要工作中有申請、審查、核准、補件或跨部門會辦，就能評估轉為線上簽核流程。 部門 常見電子表單與簽核流程 人力資源 到職申請、請假單、加班申請、出差申請、離職申請 財務會計 費用報支、請款申請、預算申請、付款審核 採購部門 採購申請、詢比議價、供應商申請、合約內部審核 行政總務 簽呈、用印申請、資產領用、設備維修、訪客申請 業務行銷 報價審核、行銷活動申請、合作案審核、客戶資料申請 不同行業如何使用電子簽核？ 電子資訊與半導體業：可應用於研發專案文件、工程變更通知（ECN）、採購及供應商審核。 建築營造與不動產業：可管理工程變更單、施工日報、查驗紀錄、驗收報告及請款流程。 製造業：可處理品質檢驗、設備維護、原物料採購、異常改善及生產相關申請。 服務業：可應用於費用申請、客戶服務案件、門市作業、人員異動與內部制度確認。 五、選擇電子簽核系統要注意什麼？ 選擇線上簽核系統時，不宜只比較功能數量或初期價格，企業應從實際流程、使用者習慣、整合需求與後續維運方式綜合評估。 行動簽核與使用體驗：確認系統是否支援電腦、手機及平板，操作方式是否符合企業日常使用情境。 表單與流程彈性：確認能否設定會簽、條件分流、加簽、退回、補件及代理人等流程需求，並評估日後調整是否方便。 系統整合能力：依需求確認是否提供 API 或其他資料交換方式，可與 ERP、HRM、CRM、AD 或 SSO 等既有系統整合。 權限與資訊安全：確認身分驗證、權限控管、操作紀錄、備份與資料保護機制，以及供應商的資安管理能力。 部署與後續服務：比較雲端與地端部署方式，並將導入輔導、教育訓練、維護、升級及擴充費用納入長期評估。 若企業另有對外簽約、身分驗證或特定法規需求，也應確認系統是否能整合適合的電子簽章或數位簽章服務，實際法律適用仍應依文件性質及相關法令判斷。 六、PowerBPM 如何支援電子簽核？ PowerBPM 協助企業將紙本申請、Email 往返與人工追蹤轉為電子表單及線上簽核流程，企業可依組織架構、管理權限及表單條件設計簽核路徑，並保留流程處理歷程。 透過零程式設計建立電子表單與簽核流程。 依部門、職務、金額或表單條件設定不同流程。 支援核准、退回、加簽、會辦及補件等經辦動作。 支援手機與平板操作，並可透過 APP 接收推播通知。 提供流程進度、簽核紀錄及相關資料查詢。 可依需求與 ERP、HR、CRM、AD 或 SSO 等系統整合。 可依企業 IT 架構與資料管理需求，選擇雲端或地端部署。 七、電子簽核常見問題 為協助企業更全面地評估與導入電子簽核系統，我們整理了常見問題，涵蓋廠商選擇、系統擴充、資安合規、導入服務與費用考量等面向，協助企業掌握選擇電子簽核系統時的重要評估方向。 1.電子簽核和電子簽章一樣嗎？ 不一樣。 電子簽核著重企業內部的申請、審核、核准與流程紀錄；電子簽章則著重簽署人身分、文件完整性及相關法律要求。兩者可依使用情境搭配。 2.電子簽核系統可以和 ERP 或人事系統整合嗎？ 可以依系統提供的 API、資料交換方式及企業既有環境進行評估，例如將 ERP 資料帶入申請表單，或將核准後的資料傳送至其他系統，減少重複輸入。 3.哪些企業適合導入電子簽核系統？ 只要企業有請假、請款、採購、用印、簽呈或跨部門申請流程，都可以評估導入，除了企業規模，也應考量流程數量、複雜程度、權限及系統整合需求。 4.電子簽核系統可以採用地端部署嗎？ 可以。 企業可依資安政策、IT 架構、維運能力及資料管理需求選擇雲端或地端部署，並一併評估備份、整合、升級與後續維護方式。 5.如何評估電子簽核系統廠商的穩定性與信譽？ 評估電子簽核系統廠商時，可從 市場經營時間、研發投入、產品更新頻率、技術支援與導入經驗等面向進行評估。建議選擇具備長期穩定服務能力，並能持續提供技術支援與版本更新的廠商，以確保系統能因應企業長期使用與未來發展需求 。同時，也可參考廠商在相同產業或類似規模企業的成功導入案例，進一步了解系統的適用性與廠商的導入經驗 。 6.電子簽核系統的擴充性如何？能否滿足企業未來成長需求？ 系統的擴充性是長期投資的關鍵考量。您應了解其技術架構能否彈性因應企業規模成長與業務需求變化，是否支援地端、雲端等多元選項，以滿足不同產業對資料掌控與 IT 治理的需求。此外，確認其是否提供 API 或相關整合機制 ，便於未來與企業現有的 ERP、CRM、HRM 等系統進行深度整合，確保資訊互通與流程自動化，避免形成資訊孤島。 7.電子簽核系統如何確保符合資安法規要求？ 除了基本的資料加密與精細的權限控管，您應進一步確認系統是否符合國際資安標準（如 ISO 27001）認證，並提供完整的資料備份與復原機制。了解資料儲存地點（在地端或雲端，以及雲端服務商的資安政策），確保企業資料主權與隱私。若企業文件需要具備《電子簽章法》所定義的法律效力，則需確認系統能否彈性介接主流憑證機構或電子簽章服務，以符合法規要求。 8.導入電子簽核系統需要哪些服務支援？ 導入電子簽核系統不僅是購買軟體，更需要完善的服務支援。除了系統授權費，您需詳細了解廠商提供的導入顧問服務、教育訓練、客製化開發、系統整合、售後維護與技術支援的具體內容與費用。選擇能提供專業在地顧問與客服支援的廠商，確保導入過程順利，並在後續使用中獲得即時協助，降低導入風險與學習曲線。 9.電子簽核系統的費用結構為何？如何評估其性價比？ 電子簽核系統的費用通常包含系統授權費（可能按使用者人數、功能模組或流量計費）、導入服務費、客製化開發費、系統整合費及年度維護費。評估其性價比時，不應只看表面價格，而應綜合考量系統功能完整性、擴充性、資安保障、廠商服務品質與企業實際需求。比較不同方案的總體擁有成本（TCO），避免隱藏成本，並選擇最符合企業預算與長期效益的解決方案。 結語：從最需要改善的簽核流程開始 電子簽核的價值不只在於減少紙張，更在於讓申請、審核與核准流程變得清楚、可追蹤，企業不必一次將所有流程全面電子化，可先從請假、請款、採購或用印等使用頻率高、等待時間長的流程開始，再依實際成效逐步擴充。 想了解適合企業的電子簽核方式？ 歡迎與我們聯繫，由專人協助盤點流程需求與部署方式。 聯絡電話：02-2748-8866 申請諮詢／體驗：線上諮詢申請單