企業導入 BPM 系統怎麼選？評估流程管理系統的 8 大要點

BPM 系統選擇的 8 大評估重點

1. BPM 系統的簽核流程是否足夠彈性？

評估重點：

企業實際運作的簽核流程，很少只有固定的一條路徑。

因此，評估 BPM 系統時，首先應確認系統是否能依照 表單內容、申請人、部門、職務或其他條件，自動判斷不同的簽核路徑。

PowerBPM 提供「決策節點」設計，可將表單欄位值、申請人姓名、員工編號、 部門、職稱等資料作為流程判斷條件，並支援 AND、OR 邏輯條件組合， 讓同一張表單可以依不同情況，自動進入對應的核決流程。

遇到臨時例外，流程能不能調整？

除了正常流程之外，企業也經常遇到主管請假、人員異動、特殊案件 或其他臨時狀況。

如果每次遇到例外都必須將原流程作廢、重新申請， 不僅浪費時間，也容易造成資料與流程紀錄中斷。

因此，PowerBPM 提供進階流程控制功能，可依權限進行 更換經辦人、跳過節點、結束流程、作廢流程 等操作，協助企業處理流程中的例外情況。

PowerBPM 亦提供「核決寬容度」設定，讓指定節點可依實際管理需求 決定直接核決流程，或繼續傳送至下一節點，使流程設計保有更高的彈性。

2. 表單與流程權限能否精細控管？

評估重點：

BPM 系統管理的不只是「誰可以簽核」，還包括：

例如員工提出費用申請時，可以填寫申請金額與用途； 到了財務部門，則可能增加付款資訊、會計科目等欄位， 而部分財務資訊不一定適合開放給所有流程參與者瀏覽。

因此，BPM 系統最好能依據 使用者、部門、流程節點與欄位 進行不同層級的權限管理。

PowerBPM 採用目錄架構管理資料新增、修改、刪除及其他操作權限， 可依不同部門或使用者建立專屬管理範圍。

在表單流程中，也能依不同流程節點設定：

• 哪些欄位可以瀏覽
• 哪些欄位可以填寫
• 哪些欄位可以修改

讓參與同一流程的不同部門，只接觸執行工作所需要的資訊， 兼顧跨部門協作與資料權限管理。

3. BPM 系統除了 No-Code，是否具備進階擴充能力？

評估重點：

現在許多企業選擇 BPM 系統時，都希望一般管理人員不需要具備程式能力， 也可以自行建立電子表單與簽核流程。

但企業實際運作的流程不可能永遠維持不變。

當未來出現特殊商業邏輯、資料計算、跨系統資料交換或其他進階需求時， 如果系統完全沒有程式擴充能力，就可能受到原有功能限制。

因此評估 BPM 時，建議同時確認兩件事情：

1. 一般流程能不能不用寫程式就完成？
2. 遇到特殊需求時，有沒有進一步擴充的能力？

PowerBPM 以簡單易用的表單與流程設計為基礎， 讓企業經過教育訓練後，可自行建立日常所需的表單與流程。

針對進階應用需求，系統亦提供程式設計與內建函式， 可進一步處理特殊流程邏輯、電子郵件通知、權限資料取得、 使用者資料取得等需求。

這讓企業可以先透過 No-Code 方式快速建立大部分流程， 再針對少數特殊需求進行進階擴充。

4. BPM 能不能與 ERP、HR、AD 等既有系統整合？

評估重點：

企業導入 BPM 後，通常不會只使用單一系統。

企業內部可能已經存在：

ERP、HR、CRM、AD／SSO、財務系統、進銷存系統 或其他自行開發的企業系統。

因此 BPM 能否與既有資訊系統交換資料， 是企業選型時非常重要的評估項目。

例如員工提出採購申請後，完成簽核的資料如果仍需要人工重新輸入 ERP， 不僅增加行政工作，也可能產生輸入錯誤。

PowerBPM 提供 Web API 與相關程式擴充機制， 可依企業需求與既有系統進行資料及流程整合。

透過系統整合，可減少不同平台之間重複輸入資料的工作， 進一步將 BPM 從單純的「電子簽核工具」， 延伸成為串接企業流程的重要平台。

5. 公司改組或人員異動時，流程是否容易維護？

評估重點：

很多企業在第一次建立電子簽核流程時，只考慮「現在誰負責簽核」， 但企業組織一定會持續變動，例如：

• 員工離職或調職
• 主管異動
• 部門合併或拆分
• 一人兼任多項職務
• 主管請假需要代理
• 新增分公司或營運據點

如果流程直接綁定特定人員，每次組織異動都需要逐一修改大量流程， 後續維護成本就會非常高。

因此，好的 BPM 系統應能透過 部門、職務、角色、主管層級 等方式設計簽核架構，而不只是指定某一位員工。

PowerBPM 除了基本的部門與人員架構之外，也支援：

• 直屬主管
• 多職務／多身分
• 多角色
• 職務層級
• 職務代理人
• 授權經辦

使用者可依不同期間及流程設定代理經辦人； 若本人不方便操作，也可依權限由管理者協助設定， 降低因請假或人員異動造成流程卡關的情況。

此外，PowerBPM 亦支援 AD 整合，可將 AD 中的 OU 與使用者資料匯入系統， 並支援 AD 登入驗證。

6. BPM 廠商是否具備導入與售後服務能力？

評估重點：

BPM 導入不是「安裝完成就結束」。

從需求盤點、組織建置、表單設計、流程規劃、測試、 教育訓練到正式上線，每一個階段都可能影響最後的使用成效。

因此企業在選擇 BPM 系統時，除了比較軟體功能， 也應確認供應商是否具備：

• 系統導入經驗
• 專業導入顧問
• 技術支援能力
• 教育訓練
• 上線後客服
• 後續系統維護與升級

狀態網際網路為臺灣在地軟體公司，設有客戶服務團隊， 由工程師及導入人員協助企業處理導入與使用問題。

除了電話及電子郵件諮詢，也可依企業需求提供教育訓練與進階導入服務， 協助企業從系統建置逐步走向實際應用。

7. BPM 系統的資安與權限管理是否完善？

評估重點：

BPM 系統通常會集中企業內大量重要資料， 包括採購、請款、人事、合約、ISO 文件與內部簽呈等， 因此資安與權限管理不能只在系統上線後才考慮。

企業評估 BPM 系統時，可以進一步確認：

• 使用者權限能否分級管理？
• 是否保留流程及操作紀錄？
• 是否可以限制登入條件？
• 文件下載與列印能否控管？
• 是否能與企業既有帳號管理機制整合？
• 供應商本身是否具備資訊安全管理制度？

PowerBPM 可依企業組織、角色與流程需求進行權限設定， 並提供相關登入、文件與流程管理機制， 協助企業在推動流程數位化的同時， 兼顧資料安全與內部治理需求。

8. BPM 系統能不能跟著企業一起成長？

評估重點：

企業導入 BPM 通常不是只為了解決一張表單， 而是希望逐步將更多流程數位化。

一開始可能先從：

請假 → 採購 → 請款

未來則可能逐步增加：

合約管理 → 設備維修 → 客訴 → ISO 文件 → 專案流程 → 跨系統整合 → 營運分析

因此，選擇 BPM 時不能只問：

還應該進一步思考：

PowerBPM 可依企業需求持續增加表單與流程， 並透過 API、組織管理、權限設定、儀表板與其他企業系統整合機制， 逐步擴展 BPM 的應用範圍。

對企業而言，BPM 的價值不只是「電子化」， 而是建立一套可以持續優化、調整與擴充的流程管理基礎。