企業導入BPM(企業工作流程管理系統)的效益分析

一、提高企業流程執行效率

高效的流程執行效率來自於：

• 流程自動化：
  流程自動判斷並傳送給下一經辦，主動提醒經辦新增待辦事項，讓經辦不會遺漏新的工作任務，系統並於工作流程逾時時，以推播訊息通知提醒經辦，讓經辦不會忘記處理工作，順利完成任務。

• 提供待辦事項清單：
  BPM提供經辦待辦事項清單，並且顯示急件符號，讓經辦可以藉此安排工作優先順序，逐一處理待辦事項並逐一回報處理結果，直到處理完成為止。

• 部門主管、流程承辦即時追蹤：
  流程保留執行資料與紀錄，主管得以主動掌握流程狀況與進度，同時主管與承辦若能適時的提醒與討論，提早防範可能發生的問題，有助於流程順暢，避免流程卡關，並提高績效。

• 取代部分人力，避免人為錯誤：
  利用BPM WebAPI功能可與外部系統互動，取代人為操作，避免人為錯誤，並可加速流程速度。

二、流程透明、全程追蹤、確實掌握狀況與進度，輕鬆做好管理

• 在企業流程中，與流程相關的人包含流程發起者、代理人、流程經辦人、流程發起者與經辦人主管、流程承辦人，這些角色成員都是流程的一部份；有些人為流程經辦人，實際完成流程中交辦的工作任務，有些人則為監督者，例如部門主管與流程承辦人，因為流程紀錄完整資料，並且全程透明，所以流程參與者可以隨時得知流程狀況與進度，負起管理者應有的責任，並且可以在流程發起時便全程追蹤，即時管理，提高管理效率。

三、提高人員之間有效溝通與團隊合作、提高工作效率、改善工作成果

• 流程進行中，節點經辦人會將作業結果記錄到系統中，包含經辦紀錄，也可以上傳多個檔案，而往後節點的經辦人員都可以完整的瀏覽這些作業紀錄，確實達到資訊交流的目標，讓經辦人員之間的溝通更為有效，這樣不但可以減少因為資訊不足或資訊判斷錯誤造成的工作延遲，從而避免工作錯誤，並提高生產力，最後達到提升產品及服務品質的目標。

四、協助企業流程標準化，強化企業管理能量

• 導入BPM前，最重要的就是進行企業內部流程再造與標準化(SOP)作業。流程再造旨利用導入BPM的機會，重新討論與調整流程，讓流程符合現況需求；標準化旨在維持流程獨立，減少人為因素干擾，讓流程可以遵循SOP進行。流程標準化可以提高導入BPM成功機會。

五、表單紀錄、流程紀錄、統計報表

• 導入BPM除了可因流程自動化，提高工作流程效率外，系統也會自動記錄流程過程，為日後優化工作流程的依據。