電子簽核是什麼？認識電子簽核 電子簽核常見應用場景 1:流程結案目標不同 2:流程節點經辦不同 3:流程設計屬性不同 4:流程架構不同 5:BPM流程自動化特性 6:BPM提供統計報表工具 電子簽核如何融入企業數位轉型 電子簽核與 BPM（企業流程管理）的協同效益 與 ERP／HRM 系統的無縫整合 整合後的企業顯著效益 電子簽核如何運作？從紙本到數位化的流程實例 告別紙本！以請假流程為例，看看電子簽核如何改變工作模式。 電子簽核系統的標準操作流程與步驟 電子簽核系統如何挑選？ 如何選擇適合您的電子簽核系統？關鍵考量與推薦 常見問題 電子簽核是什麼？認識電子簽核 電子簽核為工作流程系統（Workflow）與企業流程管理系統（BPM）中重要的環節之一，系統可輕鬆發起電子化表單，並根據不同流程需求，依表單發起人、相關經辦人員、簽核者與表單類型來自訂簽核流程，當表單提交送出後，系統將根據預設的流程自動傳給經辦人員審批，亦提供追蹤與查詢的功能。 電子簽核常見應用場景 項目 電子簽核 (Electronic Approval) 電子簽名 (Electronic Signature) 數位簽章 (Digital Signature) 定義 透過電子系統自動化處理企業內部文件簽核流程，著重流程管理與效率提升。 任何以電子形式表示，並用於識別簽署者身份、表示同意或認可的數據。 運用加密技術，確保電子文件的完整性、來源真實性與不可否認性。 核心目的 簡化內部簽核流程，加速決策，提升營運效率。 證明簽署者對文件內容的同意或認可。 提供最高等級的安全性與法律效力，防止文件被竄改。 技術要求 流程自動化、表單管理、權限設定、進度追蹤等。 廣泛，可為手寫簽名掃描、電子郵件簽名、點擊「同意」按鈕等。 需透過公開金鑰基礎建設（PKI）技術，包含數位憑證、加密演算法。 法律效力 依據企業內部規範，通常具備內部管理效力。在台灣，其法律效力依《電子簽章法》等相關法規認定。 依據《電子簽章法》規定，原則上與書面簽名具同等效力，但可能需輔以其他證據。 依據《電子簽章法》規定,具備最高法律效力,等同於實體簽名或蓋章。 適用情境 內部請假單、費用報銷、採購申請、公文會簽、專案審批等企業內部流程。 電子合約簽署、線上表單確認、電子郵件同意、包裹簽收等。 具高度法律風險的文件，如政府公文、金融合約、醫療紀錄、高價值商業合約等。 主要功能 流程設計、權限控管、進度追蹤、通知提醒、文件歸檔。 身分驗證、簽署紀錄、文件鎖定。 身分驗證、文件完整性驗證、時間戳記、不可否認性。 透過上述比較，您可以清楚看到，雖然三者都旨在實現無紙化與數位化，但它們各自扮演的角色與提供的保障層級有所不同。企業應根據文件的重要性、流程的複雜度以及所需的法律效力，來選擇最適合的數位化工具。 電子簽核能有效支援企業日常多項流程，讓文件傳遞更快速與準確，常見應用包含： 人資管理：新人報到文件、勞動契約、請假與加班申請 財務與行政：請購、費用報支、採購核可 合約管理：供應商合約、報價審批、協議確認 跨部門協作：專案審核、內部政策修訂、作業流程調整 WorkFlow電子簽核系統與BPM系統差異: 市面上的系統似乎對BPM與WorkFlow兩者並沒有明顯的分界，系統命名甚至有點混淆，看似相似的功能，可能命名為BPM系統或是表單簽核系統，而實際上，兩者在流程觀念與架構上有明顯的不同。 以下說明兩者不同處： 1:流程結案目標不同 WorkFlow是表單為主的方式啟動簽核流程，簽核途中僅可依據申請表單相關內容(如欄位內容、申請人、簽核人等)判斷簽核流程，以完成表單簽核為目標。 BPM流程判斷除了以表單簽核外，則是考量如何完成整個工作流程，工作流程可能由多個工作項目組成，各工作項目中可能要提供不同的表單供使用者填寫，例如請購->採購->驗收->請款流程，在WorkFlow系統中會被拆分為數個獨立表單流程，而BPM則可以將之串連成一個完整流程，以完成工作任務為主要目標。 2:流程節點經辦不同 WorkFlow流程中的每個節點的工作都是進行表單簽核，沒有不同，節點之間的工作串聯關係較弱。節點之間的前後串聯是因為表單內容(如：金額、天數及類別)、職務層級不同，表單簽核須考量表單時效，因此，會以表單特性決定流程簽核時間。 BPM流程中的每個節點則有不同的工作經辦，例如簽核、經辦、監督、通知、介接外部系統等，每個節點的工作會互相串連，但可依據各節點執行內容有所不同，各自設定相關規則，而前一節點的工作成果可由下一節點接力進行，流程不侷限只能表單簽核使用，可將內部須流程管控的工作，都以此流程進行設定管控。 3:流程設計屬性不同 WorkFlow中的流程比較單純，企業內部皆有一定的規範，所以只要按照規範設定好流程並遵照步驟進行就好，流程不須有太多的彈性與控制功能。 BPM的目標則著重於完成工作經辦，流程需保留一定的彈性，例如流程允許迴圈(往回跳)也允許略過(往前跳)，甚至加簽(串、會簽)等較為彈性的流程路徑，流程迴圈是為了確保工作可以充分完成。完成流程後，各節點經辦所儲存下來的經辦紀錄，不但可供查閱，更可作為工作參考範例。 4:流程架構不同 WorkFlow著重在系統內部完成表單簽核，比較不需要與外部系統介接，故少有廠商提供外部系統介接功能。所以WorkFlow大多著重在事務性表單為主，例如請假單、請款單、請購單、請修單及物品領用申請等。 PowerBPM在表單與流程工具上，皆提供進階的程式設計功能，目的讓表單更加動態、流程能滿足更複雜的需求， 又能進一步與外部系統介接與合作，達到企業流程核心的目標。 若以較複雜的工作流程為案例，工作流程需要連接不同專業的經辦人、跨部門處理事情，甚至需要橫跨不同的外部系統，經由人、職務(分飾多職務)、角色(分飾多角色)間的運用，藉由職務、角色及人與系統間的串連、系統與系統間的串連，才能一起完成的工作，不論是職務或是角色，執行過程可以隨時抽換，不至會影響執行中的流程，所以BPM更為開放，可以串接與整合不同的內、外部系統所需流程。 5:BPM流程自動化特性 WorkFlow著重以人為觸發表單簽核為主，所有的節點都是以人為出發點進行簽核節點的設計。 BPM則強調無須任何客製程式，可藉由流程工具可設定依據周期、事務、單位自動化發起，系統可依據設定條件自動傳遞流程到下一經辦節點，或者自動與外部系統介接並完成工作，避免工作遺漏，BPM強調藉由流程自動化功能、同步平行流程、多流程路徑等方式提高流程效率，進而增加工作績效，強化企業管理能量。 6:BPM提供統計報表工具 WorkFlow所完成的表單資料需求人工調閱，若要集中瀏覽與查詢，將查詢結果匯出 Excel、PDF、列印等功能，則需自行客製撰寫程式。 BPM提供的統計報表工具，讓承辦人可以依據表單設定要查閱的欄位資料，並可以自行設定欄位排序方式、顏色、字體粗細、分行、匯Excel及PDF檔等，即時瀏覽與查詢表單資料，並且透過設計樞紐分析報表，可以提供進階管理資料與決策支援資料，為BPM提供更大的價值。 電子簽核如何融入企業數位轉型：與 BPM、ERP、HRM 的整合策略。 電子簽核不僅是文件簽署的數位化工具，更是企業邁向全面數位轉型的重要環節。當它與企業流程管理（BPM）、企業資源規劃（ERP）及人力資源管理（HRM）等核心系統整合時，能發揮更大效益，實現端到端的流程自動化與數據流通。 電子簽核與 BPM（企業流程管理）的協同效益 電子簽核與 BPM 並非功能重疊，而是互補關係。電子簽核作為 BPM 流程中的關鍵環節，確保文件簽署的合法性與效率。透過整合，BPM 系統能自動觸發簽核流程，並在簽核完成後自動推動，大幅縮短審批時間，提升流程透明度與可追溯性，強化企業合規性與風險管理 與 ERP／HRM 系統的無縫整合 將電子簽核與 ERP 或 HRM 系統整合，能有效打破資訊孤島，實現數據自動化流轉： 人員資料同步：HRM 系統中的員工資料（如部門、職稱）可自動同步至電子簽核系統，確保簽核路徑準確，減少人工維護與錯誤。 數據自動拋轉：請購單、採購單等文件經電子簽核完成後，相關數據可自動導入 ERP 系統的財務、庫存模組，無需人工重複輸入。請假單、加班單經核准後，也能自動更新 HRM 系統的假勤與薪資數據。 整合後的企業顯著效益 透過電子簽核與 BPM、ERP、HRM 等系統的深度整合，企業將獲得以下顯著效益： 提升整體營運效率：消除跨系統數據壁壘，加速文件流轉與決策，縮短業務週期。 強化數據準確性與一致性：避免人工輸入錯誤，確保系統數據即時同步，提升可靠決策依據。 優化合規性與風險管理：所有簽核動作與數據皆有完整數位軌跡，便於稽核追溯，符合法規，降低潛在風險。 實現更高層次的自動化：從單一流程數位化，邁向企業級端到端流程自動化，釋放人力資源。 電子簽核如何運作？從紙本到數位化的流程實例 告別紙本！以請假流程為例，看看電子簽核如何改變工作模式。 想像傳統紙本請假，員工手寫假單、逐級找主管簽名、人資審查，過程耗時且容易出錯，難以追蹤。導入電子簽核後，員工只需透過電腦或手機填寫表單並送出，系統便會自動依預設路徑通知主管。主管可隨時隨地審核，假單狀態即時更新，人資輕鬆歸檔。這不僅大幅提升效率與透明度，也讓流程變得更加便利。 電子簽核系統的標準操作流程與步驟 電子簽核系統的運作流程清晰且高效，通常包含以下階段： 發起申請：員工或使用者透過系統介面，選擇表單並填寫資訊，確認後送出。 設定簽核路徑與條件：系統依表單類型、申請人或金額等條件，自動匹配預設簽核流程。企業可自訂多層級、平行或會簽路徑，並設定代理人機制。 系統自動通知與提醒：申請送出後，系統會即時透過 Email、App 推播等方式通知相關簽核人，若逾期未簽，系統會自動發送提醒。 進行審核與簽署：簽核人收到通知後，可線上審核並進行「同意」、「退回」或「轉簽」，並可留下意見。 流程完成與自動化：所有簽核節點完成後，系統會自動通知申請人，並與 ERP／HRM 等系統整合，相關數據自動拋轉。 文件歸檔與稽核追溯：所有簽核文件及過程紀錄（包含簽核時間、IP 位址、意見等）都會自動數位化儲存，建立完整稽核軌跡，方便後續查詢與法規遵循。 常見的電子簽核流程如下： 建立表單或文件 設定簽核節點順序 系統自動發送通知 簽核人進行審查與核准 流程完成後自動歸檔與方便稽核快速調閱 電子簽核系統如何挑選？ 如何選擇適合您的電子簽核系統？關鍵考量與推薦 選擇一套符合企業需求的電子簽核系統，是提升營運效率與確保文件合法性的重要一步。以下是您在評估時應特別留意的關鍵考量： 行動便利與多平台：系統應支援手機、平板等多種行動裝置，提供跨平台一致體驗，實現隨時隨地簽核，提升效率。 流程彈性與客製化：具備高度彈性，可依條件自訂簽核流程與層級，適應複雜審批需求。 系統整合能力：能與現有 ERP、HRM 等內部系統無縫整合，避免資料重複，確保數據一致性。 資安與法規遵循：符合國際資安標準（如 ISO 27001）及台灣《電子簽章法》，提供身分驗證、加密與稽核機制，保障法律效力。 即時通知與提醒：提供簽核進度追蹤與即時通知（Email、App 推播），有效催促，加速流程。 文件管理與稽核：具備完整文件管理功能，包含版本控制與詳細簽核紀錄，便於稽核追溯。 綜合評估這些因素，將助您選出最適合的電子簽核系統，邁向數位化未來。 選擇合適的電子簽核系統，對企業流程效率與數位轉型至關重要。其實，Workflow 工作流程系統就是 BPM（商業流程管理）系統的前身！以下幾點將幫助您在眾多選擇中，篩選出最符合您需求的解決方案，讓您在 BPM 專家的指導下更具決策信心： 易用性與導入便利性 選擇一個操作簡單、上手快速的系統，能確保您的團隊無縫接軌，並且能在最短時間內有效運行，提升工作效率。 系統維護成本 評估系統的維護需求及相關費用，選擇一個長期運行穩定且成本可控的系統，以降低日後的運營負擔。 預算考量 根據您的企業規模與需求，設定合理的預算範圍，確保選擇的系統在成本與效益之間取得最佳平衡。 資訊安全與認證 確認系統具備完善的安全防護措施與國際認證，保障企業數據的隱私與安全，避免潛在的安全風險。 專業技術團隊支持 選擇具有豐富經驗的技術團隊支持，能幫助您順利導入系統，並提供後續的技術協助，確保系統的穩定性與效能。 成功導入案例 查看該系統供應商是否擁有豐富的成功導入案例。這是系統商實力與可靠性的最好證明，讓您更有信心選擇該解決方案。 常見問題 Q1：電子簽核與電子簽名有什麼不同？ 電子簽名是簽署方式；電子簽核包含整套流程，例如審閱、批准、簽核與歸檔。 Q2：導入電子簽核系統需要多久？ 依企業流程複雜度而定，可能為數天至數週。 Q3：哪些部門最適合導入電子簽核？ 人資、採購、財務、行政、法務與跨部門流程皆適用。 Q4：電子簽核是否支援手機簽核？ 多數電子簽核系統皆支援手機、平板與電腦跨裝置操作。 透過全面評估與深思熟慮，您將能根據企業的實際需求，挑選出能夠有效支持業務流程的電子簽核系統，實現企業價值的最大化。讓 BPM 專家的專業建議成為您的有力助手，做出最明智的決策。 如果您正在考慮導入相關企業、商業流程管理、電子表單、行動簽核系統，但還是不清楚該使用Workflow或是BPM的話， 歡迎免費諮詢狀態，狀態的流程管理系統已有27年的開發及導入經驗，可以提供您最好的建議！ 聯絡電話:02-2748-8866 申請諮詢/體驗：線上諮詢申請單 您可能想看： 企業流程管理系統(PowerBPM) 如何降低企業導入業務流程管理系統(BPMS)成本，並快速上線 企業導入BPM(企業工作流程管理系統)的效益分析 建立表單與流程無須撰寫程式，一般使用者也能學會建立表單 評估導入PowerBPM系統的6大要點 BPM與Workflow的差別? 我該如何為企業做選擇?