EIP 系統是什麼？系統功能詳解：效率、協作一應俱全
在當今快速變化的商業環境中，企業面臨著日益複雜的工作方式和資源管理挑戰，這種環境迫切需要一個強大而靈活的系統，以優化內外部資源、促進組織高效協作。本文將深入剖析 EIP 系統（企業資訊入口平台）的功能和實際價值，揭示其如何成為解決企業效率與協作挑戰的關鍵。
文章目錄
EIP 是什麼？
EIP（企業資訊入口平台，也稱為員工入口網站）是一套辦公室軟體系統，英文全稱為 Enterprise Information Portal，旨在整合與管理企業內部的資訊和數據，以提高工作效率，並支援協作與分析。EIP 系統提供個人化的使用者介面，以滿足不同使用者的需求，有助於實現資訊的整合、分享、協作和提高生產力。
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EIP系統架構
EIP 系統主要提供三個服務面向：
下方內容會為您詳細介紹相關的優點與工作場景的實際應用。
EIP系統有哪些好處？導入/使用 EIP 系統的優點
- EIP 整合資訊與知識管理
企業經常面臨來自多個來源的大量資訊，透過 EIP 系統將其集中在一個中心位置，使員工更容易提取所需資源，無需花時間在不同系統之間切換。
- 彈性個人化設定，工作效率提升
各個部門在工作時，可以透過 EIP 系統的搜尋和檢索功能，快速找到所需的資料，提高工作效率並減少時間浪費。每個員工都可以根據自己的需求自定義介面，提高工作效率。
- EIP 執行力管理，提高內部協同作業
EIP系統促進了內部溝通和協作，透過整合電子郵件、意見調查、會議室預約、設備借用等功能，員工可以更輕鬆地交流、分享意見與合作完成任務。
- 公司資源共享與員工意見溝通討論
可建立溝通討論區，針對不同主題、專案或是業務內容討論與回報，促進流暢的企業資訊溝通。
- 重視資訊安全
EIP 系統強調身份驗證、數據加密、權限管理等多層安全措施，確保資訊安全，防範潛在威脅和保護敏感資訊。
- 達到 ESG 永續經營
EIP 提供了一個企業內部的平台，讓員工在此共同協作與溝通，讓組織運作更加順暢有效率。減少了紙張和其他物質的使用，實現了無紙化辦公。
- 資料整合與數據分析，減少查找資訊時間
EIP 系統提供不只將資料作統一的儲存，也做到了更好的整合與資料分析，有助於管理層更有效地理解企業的狀況。
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EIP 系統主要功能有哪些？
我們從客戶的使用經驗中，深深體會到了 EIP 系統在協助企業提升效率與協同合作的核心價值。特別是在疫情後，企業面臨著跨區域、跨國甚至遠端工作等多元工作模式的挑戰，這進一步凸顯了數位轉型的必要性。如：無論是北中南分公司的資訊溝通，還是專案文件管理、資料權限管理、教育訓練資料，以及人員異動等，EIP 系統都在這些核心管理領域發揮著關鍵作用。新版PowerEIP 提供了四大管理核心功能：知識管理、訊息管理、資源預約和協同作業，全方位提升企業管理效能，減少資源浪費。接下來，我們將為您介紹這些功能及其他可擴充的模組。
團隊協作管理（功能特色與應用情境）
- 文件庫：多層樹狀目錄結構，自動追蹤文件變更，嚴謹權限控管，關鍵字查詢快速查找，即時通知確保資訊同步，提升工作效率，實現精準文件管理。
應用情境：企業透過文件庫，輕鬆管理各種類型的文件（如：合約、採購單、請款單等），即時通知提醒成員文件變更，避免資訊遺漏。
- 行事曆：提供個人和團隊活動行事曆，支援月、週、四日、天等不同行程清單模式，共用權限可設定瀏覽和編輯角色，儀表板快速瀏覽行程。
應用情境：即時共享活動安排，個人和團隊交叉顯示，設定不同權限、顏色，避免活動重複，提高協作效率。
- 電子佈告：提供多層樹狀目錄，分權管理瀏覽和編輯權限，支援推播提醒通知、首頁、簽收要求，自動記錄瀏覽，支援快速搜尋，也適用於電腦和手機瀏覽。
應用情境：企業透過電子佈告功能有效地向全體同仁傳遞尾牙訊息，確保每個人收到通知，同時，記錄未瀏覽名單，承辦人員能快速提醒未查看同仁，確保訊息傳達完整。
- 問卷系統 : 問卷設計可自訂問卷樣式、顏色、指定填寫人員，採用點選、拖拉方式設計題目，提供問卷明細和統計報表，提醒內容支援郵件、app、網頁等多元選擇。
應用情境：企業可利用問卷系統進行內部調查、培訓評估、員工回饋等，收集即時數據，分析結果以做出更有效的決策。
- 資源預約：分權控管會議室、設備、車輛等資源預約，提供詳細的資源說明與附件上傳，管理人可即時提醒通知，並自動加入預約行程、要求成員回覆，方便快速管理和掌握預約情況。
應用情境：公司內部可以有效地安排會議室預約，避免時間衝突，即時通知參與人員獲悉預約情況，並同步到預約行程中方便追蹤，確保資源有效利用。
- 待辦事項：待辦事項可以正確並妥善維護管理企業正在進行中的事項，可以提供有效追蹤進度、隨時了解執行狀態的功能，並且可以記錄執行過程，進行知識分享，對於工作進度管理、提高工作效率非常有助益。
- 訊息傳遞：訊息傳遞系統提供個人與個人間、部門與部門間快速傳遞訊息與檔案的功能，透過網路與系統，讓兩端或多端可以快速交流、互相傳遞資訊，並且能夠保留訊息傳遞紀錄與內容，方便日後查詢。
其他擴充模組：
- 差勤管理模組：Power HR 差勤管理
對於請假、加班申請、公出申請等對於員工是經常需要處理的事情，尤其請假、加班規則繁複，若沒有系統協助記錄與計算，將耗費較多人力，徒增處理成本。差勤系統除了可以提供依據請假規則設定的請假單外，也可以讓員工隨時查詢剩餘休假天數，不但減少行政支出，也提高了員工滿意度。
- 文件管理模組 : PowerISO文件管理系統
- 電子簽核模組 : PowerBPM企業流程管理系統
企業行政管理、流程管理最常使用的方法就是表單簽核，將流程轉化成一張張的表單，藉由表單收集資料，串連流程，藉由流程表單簽核與流程追蹤，有效控管流程的推進與處理狀態的追蹤，能夠提高企業工作與跨部門合作的效率。
- AD 整合模組
使用者透過帳號密碼進行 Active Directory（AD）登錄，啟用後系統內部驗證轉為 AD，提供更安全統一的登錄方式。
- 單一登入（Single Sign-On，簡稱 SSO）
建立多層樹狀目錄，有效管理和分類 SSO 數據，支援多種單登模式，使用 JWT 格式傳送登入至第三方系統，並整合單登選單、系統選單與儀表板，方便操作。
透過 PowerEIP 系統，企業可以體驗到全方位的管理解決方案，包括基礎的知識管理（如檔案資料、法令規章）、訊息管理（如電子佈告）、資源管理（如會議室、設備、車輛預約）以及協同作業（如問卷系統）等多元功能。PowerEIP 系統不僅是企業數位化轉型的關鍵工具，也是內部統一溝通的核心平台，它除了為企業提供了完善的管理工具，更是推進工作流程發展和提高工作效率的驅動力，特別是在支持 ESG 永續發展和無紙化管理方面，展現出其不可或缺的價值。對於快速成長和擴張的企業來說，PowerEIP 系統以其功能的靈活性和全面性，成為最佳選擇。
如何選擇適合的 EIP 系統
挑選適合企業的 EIP 系統是一項重要的決策，以下為您可以考慮的關鍵因素和步驟：
- 預算計劃：確認可用預算，包括導入和維護 EIP 系統費用。
- 合規性 : 確保選擇的系統通過資安檢測與具備安全和保護措施。
- 易用性：選擇易學易用的 EIP 系統，減少培訓成本和時間。
- 擴展性：考慮未來增長需求，選擇能應對企業擴展的系統。
- 整合性：確保 EIP 系統與現有 IT 環境相容。
- 供應商評估：研究不同供應商的聲譽、特色和成功案例。
▶ 詳細介紹：
企業選擇EIP系統四大評估面向
EIP系統推薦 狀態網際網路的 PowerEIP 系統
在激烈的市場競爭中，選擇適合的企業資訊入口網站至關重要。狀態網際網路的 PowerEIP 系統以卓越功能和獨特特點脫穎而出，根據對企業需求的深刻了解，提供有效解決方案。以下，我們將深入介紹 PowerEIP 系統的主要優勢：
- 流暢操作，迅速上手：PowerEIP 採用了極簡、直觀的設計，其明確的圖示和說明，讓使用者輕鬆掌握。在這個快節奏的商業世界中，節省時間和提高效率，讓您能夠專注於工作核心，而不必花費大量時間在學習和培訓上。
- 整合性、擴展性高：因企業需求不斷演進，PowerEIP 提供了高度整合性，無需受限於資訊廠商。我們的專業團隊提供 API 可介接其他系統和教育訓練，使您能夠根據自身需求與第三方系統串接整合。
- 專注資訊安全、嚴密保護檔案資料：在資料交換過程中，資訊安全的重要性不言而喻。PowerEIP 嚴格地管理使用者權限，確保機密文件不會外洩，例如管理目錄、文件讀取和關鍵字查詢權限等，這些都有助於維護資訊的完整性和安全性，同時，透過 AD 整合與單一登入功能，進一步提升系統的使用安全性。
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