BPM手寫簽名功能介紹：指定重要節點保留親筆簽署方式

前言

企業導入BPM系統後，原本需要在紙本文件上逐層簽名、蓋章的作業，可改由內部人員直接在線上完成簽核。
系統會自動記錄簽核人員、處理時間、簽核意見與流程結果，讓企業可以更有效率地管理文件與追蹤進度。
不過，管理者在設計流程時，可能會發現部分確認或核決節點較為重要。
雖然系統會完整保留簽核人員、處理時間與簽核結果，企業仍希望簽核人員留下手寫簽名，讓重要節點兼具系統紀錄與接近紙本的親筆簽署樣式。

一、BPM手寫簽名怎麼設定？指定流程與節點彈性啟用

PowerBPM提供BPM手寫簽名功能，管理者可依流程性質與文件需求，只在指定流程或節點啟用。
一般資料確認、意見提供或例行審核節點，可維持原有的一鍵簽核；需要呈現正式簽署形式的節點，再要求經辦人完成手寫簽名，兼顧日常作業效率與重要文件的呈現需求。
若要啟用此功能，管理者可在流程設計時進入指定節點，開啟「經辦時要求手寫簽名」設定。


圖：於指定節點開啟「經辦時要求手寫簽名」

設定完成後，經辦人處理該節點時，簽核按鈕旁會顯示鋼筆圖示。點選圖示後，系統將開啟手寫簽名視窗，完成簽名後即可送出簽核結果。

 
圖：經辦人於簽核時完成手寫簽名

 

二、BPM手寫簽名如何保留紙本簽署習慣？

在企業數位化以前，許多內部流程都是透過紙本文件傳遞，再由經辦人、主管或相關單位逐一簽名。
導入BPM系統後，雖然簽核方式從紙筆操作轉換為線上按鈕，但仍有企業希望保留原有的簽名文化與文件呈現方式。
即使企業選擇不顯示印章或簽名，PowerBPM仍會如實保留簽核人員、簽核時間、處理結果與經辦歷程。
因此，手寫簽名可以視為一種額外的視覺呈現方式，讓企業依照文件用途選擇是否使用。
當文件需要匯出、列印、提供主管閱覽或作為內部歸檔資料時，加入手寫簽名後，可以更直覺地呈現文件已由相關人員完成確認。
以下為匯出PDF後的呈現效果。


圖：BPM手寫簽名於匯出PDF中的呈現效果

 

三、BPM手寫簽名的啟用原則與適用情境

 1. 依簽核情境彈性啟用
管理者不需要在整條流程的所有節點開啟手寫簽名，可依不同角色與作業需求分別設定。例如，前段承辦與審核維持快速簽核，最後的主管決行節點才要求留下簽名。
2. 用於重要核准或最終決行節點
例如：

• 合約或重要文件核准
• 大筆金額採購或費用核准
• 重要政策或制度文件核定
• 高階主管最終決行

這類節點通常代表流程中的重要決策，加入手寫簽名後，可以讓簽核結果在視覺上更具辨識度。
3. 文件有匯出、列印或歸檔需求
若簽核結果只在系統內查詢，完整的簽核歷程通常已足以呈現處理紀錄；若文件後續需要匯出或列印，則可以評估是否開啟手寫簽名，使匯出文件更接近紙本簽核完成後的樣式。

四、結語

BPM手寫簽名適合應用於重要核准、主管決行，以及需要匯出或歸檔的文件，讓企業在使用電子簽核的同時，也能保留親筆簽名的操作方式與文件呈現。
除了手寫簽名外，PowerBPM也提供文字印章、圖片印章及自然人憑證簽章。企業可依印章管理方式、文件樣式與身分驗證需求，選擇合適的簽核呈現方式：
 

情境	建議
想快速導入、不想管理印章圖片	文字印章
想呈現公司章或職章	圖片印章
想保留紙本簽名習慣	手寫簽名
有政府或法規驗證需求	自然人憑證簽章

 

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