BPM圖片印章是什麼？設定方式、管理重點與適用情境一次看懂
前言
企業導入BPM系統後，原本需要在紙本文件上蓋章的簽核作業，可以改由系統完成。經辦人不必隨身準備印章、印泥或簽字筆，也能在線上完成文件審核，並留下完整的流程與經辦紀錄。
PowerBPM提供文字印章、圖片印章、手寫簽名及自然人憑證簽章等不同方式。其中，BPM圖片印章可將企業既有的個人職章直接運用於簽核流程中，保留原本的字體、排版與設計特色。本文將介紹圖片印章的適用情境、設定方式、管理注意事項，以及企業選擇印章類型時應考量的重點。
一、企業為什麼仍需要BPM圖片印章？
雖然企業導入電子簽核後，不再需要實際攜帶印章，但部分組織仍希望數位流程可以延續既有的職章制度。
BPM圖片印章不只是將一張圖片放入系統，而是讓原本使用於紙本簽核的職章樣式，繼續呈現在電子化的經辦歷程中，使企業在改變簽核工具的同時，仍能保留熟悉的識別方式。
1. 完整保留既有職章設計
部分企業會依內部制度設計專屬職章，例如採用固定字體、框線、顏色、排版或職務標示。這些設計不僅用來辨識人員，也可能代表企業長期建立的使用規範。
透過BPM圖片印章，企業可以直接沿用既有印章圖檔，保留不同人員、部門或職務的設計差異，使電子簽核與紙本文件維持一致的印章樣式。
若企業同時保留紙本與數位流程，沿用相同的職章，也能使不同文件載體之間維持一致的呈現效果。
2. 降低流程數位化的使用落差
企業在導入BPM系統以前，可能已經長期使用個人職章進行簽核。員工對自己的印章樣式、用途及出現位置相當熟悉。
導入電子簽核後，若經辦歷程仍能呈現使用者原有的印章，有助於建立紙本簽核與數位流程之間的連結。相較於直接改用完全不同的呈現方式，保留既有職章也能降低制度轉換初期的不熟悉感，讓使用者更容易理解電子簽核的操作結果。
| 印章名稱 |
文字印章 |
圖片印章 |
| 說明 |
系統設定樣式
（實際系統產生） |
延續企業既有樣式
（本範例由AI產生）
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| 範例 |
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二、BPM圖片印章如何準備與設定？
企業決定使用圖片印章後，管理者需要先蒐集使用者的印章圖檔，並確認圖片內容、檔案格式與人員資料是否正確。
PowerBPM會依照圖片檔名中的員工編號，自動將印章對應至正確人員。因此，管理者在上傳前，應先確認員工編號與檔名完全一致，避免出現印章對應錯誤。
整體設定流程如下：
目前PowerBPM圖片印章支援PNG、JPG及GIF格式，可選擇單筆或批次上傳，一次最多上傳100個檔案。
若企業需要設定的人數較多，建議先統一圖片格式、尺寸及檔名，再進行批次上傳，以減少逐筆整理與檢查所需的時間。
上傳完成後，管理者可於個人印章管理頁面查看員工編號、員工姓名及圖片印章，確認圖檔是否正確對應至使用者。
若發現人員與印章不一致，應先檢查檔名是否使用正確的員工編號，再重新上傳圖檔，避免錯誤的印章出現在後續經辦歷程中。
三、管理BPM圖片印章要注意哪些事項？
圖片印章能完整保留既有職章樣式，但也需要管理者持續維護。若企業人數較多或異動頻繁，建議事先建立一致的管理規範。
1. 人員異動後應同步更新印章
員工職章可能包含姓名、職稱或其他身分資訊。當員工升職、調動部門或職務名稱變更時，原有圖片內容不會自動更新。
管理者需要重新蒐集或製作新的印章圖檔，再將圖片上傳至系統，確保BPM圖片印章顯示的內容與使用者目前的職務資料一致。
若員工離職，也應同步檢查帳號及印章設定，避免已離職人員的圖片仍保留於系統中。
2. 建立圖片印章申請與更新流程
若企業經常發生人員異動，或員工需要不定期更換圖片印章，可使用PowerBPM建立「圖片印章申請／更新流程」。
使用者可自行發起申請並上傳新的印章圖片，再由主管或管理人員確認內容，最後交由系統管理者完成設定。企業也可以在表單中要求申請人填寫異動原因、生效日期及目前職務等資料，降低資訊往返確認的時間。
透過流程管理，不僅能減少管理者逐一蒐集印章的時間，也能留下完整的申請、審核與異動紀錄。未來若需要確認印章更換原因、申請時間或審核人員，也能透過流程歷程快速查詢。
四、啟用圖片印章前，企業應如何評估？
在PowerBPM現行設定機制中，文字印章與圖片印章採全系統擇一啟用，無法同時使用。若企業啟用文字印章，全體使用者會以文字印章呈現；若選擇圖片印章，已完成圖檔上傳的人員，則會在經辦歷程中顯示圖片印章。
無論採用哪一種印章方式，簽核完成後皆可於匯出文件中正常呈現。換言之，企業在評估印章類型時，重點並非是否能顯示於文件中，而是應考量印章樣式是否需要延續既有設計，以及後續維護管理是否便利。
若企業希望快速完成全體人員設定，並降低職務異動後的維護工作，可選擇文字印章；若企業已有固定的職章制度，希望電子簽核完整延續原有設計，則較適合使用圖片印章。
結語
BPM圖片印章讓企業在流程數位化後，仍能延續原有的職章設計與使用習慣。對於已建立固定職章規範，或同時採用紙本與電子流程的企業而言，圖片印章可以降低不同作業方式之間的呈現落差。
透過統一圖檔規格、建立人員異動管理方式，並在正式啟用前完成對應與顯示測試，即可兼顧印章特色與經辦歷程的完整性。
PowerBPM提供多種簽名與簽章方式，企業可依既有制度、文件用途與管理需求進行選擇，讓電子簽核更貼近實際作業情境。
| 情境 |
建議 |
| 想快速導入、不想管理印章圖片 |
文字印章 |
| 想呈現公司章或職章 |
圖片印章 |
| 想保留紙本簽名習慣 |
手寫簽名 |
| 有政府或法規驗證需求 |
自然人憑證簽章 |