從 Workflow 到 BPM：電子簽核如何成為企業的最佳夥伴？

在一般公司行號裡，常經手各式各樣的文件與表單，一張張請購單、採購單、驗收單、請款單…等等的實體紙本，在不同部門間傳遞所消耗的人力與時間是不容小覷的，就不用說若是部門或公司據點分散，在傳遞上就更相對耗時，甚至存在資料遺失的風險，此篇文章將帶您了解電子簽核是什麼、導入電子簽核的好處以及不同系統的比較與相關挑選方式。
 

文章目錄

• 電子簽核是什麼？
• 企業使用電子簽核的優點
• BPM 與 Workflow 在系統上有哪些差異？
• 如何精準挑選適合您的電子簽核系統？
   

電子簽核是什麼？

電子簽核為工作流程系統（Workflow）與企業流程管理系統（BPM）中重要的環節之一，系統可輕鬆發起電子化表單，並根據不同流程需求，依表單發起人、相關經辦人員、簽核者與表單類型來自訂簽核流程，當表單提交送出後，系統將根據預設的流程自動傳給經辦人員審批，亦提供追蹤與查詢的功能。
 

企業使用電子簽核的優點

企業使用電子簽核系統主要有以下七大優點：
 

1. 提高效率：電子簽核系統使文件簽核過程變得更加快速與便捷。無需等待郵寄或傳真文件，從而縮短了文件處理時間。
    
2. 快速搜尋：透過搜尋的功能快速找到欲查詢的資料與文件，無須花時間手動翻閱資料與文件，節省了大量的時間，使企業即時進行資料分析與決策，從而提高資訊的準確性與加速決策的效率。
    
3. 節省時間和成本：無需紙張、郵件、印刷和郵寄成本，這可以節省大量的時間和費用。同時，減少了文件丟失或遺漏的風險。
    
4. 流程追蹤與記錄：電子簽核系統提供簽核追蹤與詳細的紀錄簽核歷程，使用者可以隨時查閱文件的簽核情況，包括簽核者及其簽核時間，提高了文件的可追蹤性和透明度。
    
5. 電子簽核的靈活性：傳統的電子表單系統常面臨無法有效率地滿足內部管理需求的挑戰，這不僅增加了工作複雜性，還導致範本運用問題；然而，現代的電子簽核系統提供了一站式解決方案，企業無需費時搜尋範本，可直接點選表單進行編輯或依內部流程及企業原有表單，自行重新設計，這種靈活的自主性讓企業更容易應對不斷變化的需求，同時提升內部流程的效率和可管理性。
    
6. 資訊安全性：電子簽核系統的資訊安全性是關鍵，它包括數據加密、存儲安全、存取控制，這些措施確保敏感文件和數據受到妥善保護，並預防未經授權的訪問和威脅。
    
7. 遠端工作支援：對於遠程工作或遠程客戶，電子簽核系統不受地理空間限制，可以從任何地點訪問和簽核文件。
    
8. 環保永續：由於無需紙張，電子簽核系統有助於減少紙張消耗，並且於系統可得知企業節省的紙張數量，從而降低環境影響，實現企業ESG經營理念。
    

綜合這些優點，導入電子簽核有助於企業提高效率、優化簽核流程、降低成本、加強安全性，並達到環境永續經營的目標。
 

BPM 與 Workflow 在系統上有哪些差異？

BPM 系統和 Workflow 看似雷同，但在本質上有明顯的差異。

工作流程系統（Workflow）著重於執行單一任務的自動化流程，這意味著它在任務的特定分派、操作和執行方面非常有效，卻相對侷限。

而 BPM 系統更全面，它不僅包括電子簽核系統，還涵蓋了內部作業流程的規劃、設計、執行、監控和優化等等功能，因此，BPM 系統也可以滿足流程複雜且龐大的企業組織， BPM 系統強調的流程連貫性，促進了部門間的協作、資訊共享與整合，在未來的展望上，也更具價值。

總而言之，建議在選擇系統之前，企業需要仔細評估其流程自動化需求、複雜性和協作要求，以確定最適合的解決方案。

▶ 延伸閱讀：BPM 是什麼？無痛導入 BPM 系統就看這篇！
▶ 延伸閱讀：BPM與Workflow的差別? 我該如何為企業做選擇?
 

如何精準挑選適合您的電子簽核系統？

其實 Workflow 工作流程系統就是 BPM 系統的前身！建議可透過以下幾點來評估您挑選的系統是否適合您的所在組織/企業，透過 BPM 專家指導，給予您決策的信心：
 

• 易用、易導入的特性
• 系統維護成本
• 導入系統的預算
• 資安與認證
• 專業技術團隊支持
• 成功導入案例
   

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