BPM自然人憑證簽核是什麼？適用情境與驗證方式一次了解

前言

在企業導入BPM電子簽核系統的過程中，除了將紙本簽核流程電子化，部分重要流程也需要更嚴謹地確認經辦人身分。
PowerBPM自然人憑證簽核，是在特定經辦節點透過自然人憑證進行經辦人身分驗證的功能，可協助企業強化重要流程的身分確認機制。
PowerBPM提供多種經辦簽核方式，包括手寫簽名、圖片印章、文字印章，以及本篇要介紹的「自然人憑證簽核」，企業可依據不同流程的重要性與管理需求，選擇合適的經辦方式。
本篇文章將說明自然人憑證簽核的功能設計、適用情境及主要優點，並介紹它與其他經辦方式的差異，協助企業選擇更符合需求的電子簽核方案。

一、自然人憑證簽核與一般BPM簽核有什麼不同？

一般BPM簽核流程中的圖片印章、文字印章與手寫簽名，主要用於延續企業既有的紙本作業習慣，保留企業專屬職章或個人簽名，並讓電子表單維持與紙本文件相近的呈現方式，降低員工在電子化轉型過程中的使用落差。
然而，部分文件或作業情境可能需要更嚴謹地確認「是否確實由本人進行經辦」，例如涉及重要財務作業、高機密資料或特定稽核要求的流程，企業可能需要更明確的身分驗證機制，提升經辦紀錄的可信度，部分產業或作業也可能因內部控管、稽核或法規遵循需求，對經辦人的身分確認有更高要求。
透過自然人憑證進行驗證，企業可在經辦完成前進一步確認經辦人身分，強化重要流程的身分驗證機制，補足一般簽名或印章方式主要著重於呈現與辨識的需求。
 

二、如何在PowerBPM中啟用自然人憑證簽核？

企業若評估特定流程需要使用自然人憑證簽核，可在流程設計時，於單一經辦節點開啟「經辦時要求驗證實體自然人憑證」。


圖：於指定節點開啟「經辦時要求驗證實體自然人憑證」

啟用後，當經辦人完成該關卡的經辦作業時，系統會要求使用自然人憑證進行身分驗證。驗證完成後，經辦歷程的欄位也會顯示對應內容，註記該關卡已通過自然人憑證驗證。


圖：經辦歷程中顯示已通過自然人憑證驗證

須特別留意的是，自然人憑證簽核屬於綁定授權的加購功能，須另外申請並完成授權綁定後才能啟用，並非PowerBPM的系統預設功能。
企業可依實際流程需求，選擇僅在特定流程或節點啟用，若有使用需求，可洽詢業務窗口進一步了解。

 

三、使用自然人憑證簽核的3大優點

1. 可以只在特定經辦節點啟用
使用自然人憑證簽核最大的優點之一，是不需要套用至整個流程的所有節點。
企業可依據節點的重要性、流程風險及經辦人員的需求，選擇是否要求使用自然人憑證進行驗證，例如一般流程維持原有的經辦方式，僅針對重要或高風險節點啟用自然人憑證驗證，在作業效率與驗證嚴謹度之間取得平衡。

2. 滿足高度嚴謹的身分驗證需求
企業內部部分流程對經辦人的身分確認要求較高，自然人憑證簽核可增加憑證驗證機制，協助企業建立更嚴謹的經辦身分確認方式，
特別適合應用於涉及重要權限、財務作業、高機密資料或其他需要加強身分確認的流程。

3. 提升經辦紀錄的可信度
自然人憑證為政府核發之身分識別工具，具備高度的身分驗證可信度。
透過自然人憑證進行經辦人身分驗證，有助於確認經辦人身分，提升操作紀錄與實際經辦人之間的可信度。


圖：自然人憑證為政府核發之身分識別工具，可提升經辦紀錄可信度

 

四、使用自然人憑證簽核前的注意事項

自然人憑證簽核可提高經辦身分驗證的嚴謹度，但使用前仍需確認相關設備與使用條件。

• 經辦人須持有本人有效期限內的自然人憑證。
• 使用實體自然人憑證時，須搭配相容的讀卡設備。
• 應由憑證持有人本人妥善保管及使用自己的自然人憑證。
• 自然人憑證簽核屬於綁定授權的加購功能，企業須另外申請並完成授權設定後才能使用。

結語：依流程需求選擇合適的經辦方式

相較於手寫簽名、圖片印章及文字印章，自然人憑證簽核更著重於經辦人的身分驗證，適合對身分確認有較高要求的企業流程。
企業可依據文件的重要性、流程風險及內部管理規範，在不同的經辦方式中選擇適合的方案。一般流程可使用手寫簽名、圖片印章或文字印章，對身分驗證要求較高的特定節點，則可進一步使用自然人憑證進行驗證，在作業效率與管理嚴謹度之間取得平衡。
若企業有自然人憑證簽核的使用需求，可透過綁定授權加購啟用相關功能，歡迎洽詢業務窗口進一步了解。

 

情境	建議
想快速導入、不想管理印章圖片	文字印章
想呈現公司章或職章	圖片印章
想保留紙本簽名習慣	手寫簽名
有政府或法規驗證需求	自然人憑證簽章

 

自然人憑證簽核常見問題

 

問題	說明
自然人憑證簽核需要讀卡機嗎？	需要。使用實體自然人憑證進行簽核驗證時，經辦人須準備自然人憑證及相容的讀卡機，並先至PowerBPM「個人化設定」完成自然人憑證綁定。完成綁定後，才能在啟用自然人憑證驗證的經辦節點進行身分驗證。
每一個簽核節點都需要使用自然人憑證嗎？	不需要。企業可以依據流程的類型、節點重要性，選擇特定節點啟用自然人憑證簽核。
自然人憑證簽核與手寫簽名有什麼不同？	主要差異在於使用目的。自然人憑證簽核著重於經辦人的身分驗證，經辦人需要使用本人的憑證進行驗證；手寫簽名則著重於保留簽名呈現，經辦人可於簽核視窗中簽名，下載表單時，手寫簽名也會一起匯出。
PowerBPM自然人憑證簽核等於電子簽章嗎？	不等於。PowerBPM自然人憑證簽核主要是利用自然人憑證進行經辦人身分驗證，確認經辦時所使用的憑證與經辦人身分。此項功能並非以電子簽章或數位簽章功能提供，而是著重於企業簽核流程中的經辦人身分確認。
PowerBPM自然人憑證簽核需要另外購買嗎？	需要。PowerBPM自然人憑證簽核屬於綁定授權的加購功能，並非系統預設功能。企業如有自然人憑證簽核需求，可洽詢業務窗口了解授權及導入方式。

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