簡化複雜的 BPM 流程設計：PowerBPM 多條件經辦人讓企業分工更彈性
 

前言

隨著企業規模擴大、員工人數增加，各部門的工作分工通常也會更加專業，同一項業務即使使用相同的申請表單，也可能因為申請人的部門、申請內容或案件類型不同，需要交由不同人員負責處理。
以企業常見的IT服務申請為例，新人帳號申請、Teams帳號開通、電腦設備異常等需求，都可以透過同一張表單提出，但實際負責處理的人員並不相同。
在原本的BPM流程設計中，可以透過決策節點依條件自動分流案件。不過，當企業分工越來越細、判斷條件越來越多，流程中的決策節點與分支也會跟著增加，當人員分工或經辦規則調整時，管理者往往需要重新檢查多個節點，讓流程維護逐漸變得複雜。


圖：以決策節點分流（上）與啟用多條件經辦人（下）的流程設計比較

一、多個決策節點，為什麼會讓流程維護變複雜？

在一般的BPM流程設計中，如果不同申請類別需要交給不同經辦人，可以建立多個決策節點，依據表單內容逐一判斷，再將案件導向對應的人員節點。
這種方式可以清楚呈現完整的判斷路徑，但當需要判斷的條件增加時，決策節點與流程線也會隨之增加。
例如原本只有三種IT服務類型，未來新增服務項目、調整負責人員，甚至因組織異動重新分工時，管理者就可能需要同步確認多個節點及條件設定。
因此，企業流程管理不只是「能不能自動化」，如何讓流程在長期使用後仍然容易調整與維護，也是BPM流程設計的重要考量。

二、多條件經辦人，將分流規則集中在同一個節點

PowerBPM在節點選擇「特定人員」或「職務別」時，可使用多條件經辦人功能。
管理者可以在同一個經辦節點中建立多組條件，並分別指定對應的經辦人員。當流程執行至該節點時，PowerBPM會依案件目前符合的條件，判斷應由哪一位人員負責。
如此一來，原本分散在多個決策節點中的判斷條件，可以集中在同一個經辦節點設定，在維持自動分流機制的同時，讓流程架構更加精簡。

目前可作為判斷條件的資訊包含：

1. 表單欄位值
2. 發起人相關資訊
3. 前一位人員相關資訊
4. 從表單欄位取得之人員相關資訊

因此，不論是依據申請內容、申請人的部門，或流程前一階段的處理人員，都可以進一步設定適合的經辦規則。

 
圖：於節點屬性設定中開啟「啟用多條件經辦人」

 

三、依問題類型自動分派經辦人

以企業常見的IT服務申請單為例，員工可以透過同一張表單申請或回報不同類型的問題，例如：

• 新人帳號申請
• Teams帳號開通
• 電腦設備異常

假設三個選項都由不同人員負責，管理者可以在同一個經辦節點設定不同的判斷條件及對應人員。員工送出申請後，流程執行至該節點時，PowerBPM會依據表單中的「申請類別」判斷符合的經辦條件，再將案件交由對應的負責人員處理。
對申請者而言，仍然只需要填寫同一張IT服務申請單；對流程管理者而言，則不需要為每一種服務類型建立不同的決策分支，也能維持清楚的企業分工。

結語

企業的組織、人員與工作分工不會一成不變，當流程使用時間越長，能不能快速配合組織異動進行調整，往往比一開始建立流程更加重要。
PowerBPM多條件經辦人將不同經辦規則集中在同一個節點，不僅可以減少流程圖中的節點與分支，也讓後續人員異動、業務增加或分工調整時，更容易找到需要修改的位置。
如果您的企業目前也有大量跨部門流程、複雜的條件判斷，或因組織分工不同而產生許多流程節點，PowerBPM可以協助企業將實際管理規則轉化為更清楚、彈性且容易維護的數位流程。
歡迎與我們聯絡，進一步了解PowerBPM如何依照企業實際的簽核與工作流程需求進行規劃。

延伸了解：觀看多條件經辦人功能介紹影片 PowerBPM系統 節點特定人員新增多條件設定【Power數位學院】EP97

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