流程跑完就結束了嗎？企業為什麼需要下載與留存流程表單

無紙化之後，為什麼仍然需要下載表單?

「我們導入BPM系統，目的是為了無紙化，也透過系統權限管理功能，避免機敏資料在紙本傳遞過程中外流，為什麼流程完成後，還需要把表單下載下來？」
這是企業導入初期，許多使用者常會產生的疑惑。
 
乍看之下，下載表單似乎與導入系統的初衷相違背，也常被誤認為是「不太會用到」的功能。
但在實際的企業運作中，其他部門或不同角色的同仁，仍然可能遇到以下情境：

1. 採購流程中，採購或相關單位要求提供已完成簽核的請購流程與報價單附件，作為後續作業或對外文件。
2. 在製作年度彙總報告，或配合會計師查核時，需要整理特定期間的流程簽核紀錄與表單資料，作為查核依據。

這類需求並非希望回到紙本作業，而是希望能以一致、可閱讀的檔案格式，將流程資料交付到下一個使用環節。

表單下載功能怎麼用？兼顧效率與資訊安全

1. 多種下載格式，符合不同使用需求
PowerBPM提供xlsx、PDF，兩種表單的下載格式。讓使用者能依實際需求，將流程與表單資料轉換為可保存、可使用的檔案。相較逐筆開啟流程畫面整理資料，下載後能大幅降低後續彙整與查找時間。

若流程中設有欄位檢視權限，系統也會依使用者權限控管下載內容，確保僅能取得可查看的資料，兼顧資料安全。

2. 彈性選擇下載內容，資料呈現更符合需求
當選擇PDF格式時，使用者可在匯出前自行勾選需要的內容，例如：

• 製表時間
• 申請人資訊
• 流程經辦歷程
• 表單附件

透過下載前的欄位選擇，讓輸出的檔案更貼近實際用途。



3. 共用下載設定，減少重複操作
管理者發布表單前，預先設定PDF的「共同下載設定」，指定需要匯出的欄位內容，建立公司內部一致的下載格式。
例如採購流程常需同時提供請購單與附件，完成後即可快速下載，避免重複設定。

4. 控管下載權限，避免不必要的留存
若表單內容涉及機敏資訊，PowerBPM支援在表單發布前，依格式停用下載功能，讓資料僅限在線上檢視，兼顧便利性與資訊安全。

讓流程資料不只停留在系統中
 

透過 PowerBPM 的表單下載設計，流程資料不再只停留在系統畫面中，而能在需要時快速轉換為格式一致、可直接使用的檔案，支援跨部門交付與對外作業，減少重工與溝通成本。

對實際使用者而言，流程並非填寫完成就結束，而是後續作業的重要依據；而下載，正是讓流程資料能順利銜接下一步的關鍵機制。

此外，若企業有留存所有已簽核表單的需求，PowerBPM 另提供一項加值服務「自動下載所有表單」。
啟用後，系統會定期檢查已完成簽核的流程，並自動下載相關資料，無需人工逐筆處理，大幅降低後續再整理歸檔的負擔。