企業邁向 IPO 的關鍵一步：以 BPM 建立可稽核的流程制度

前言

對於正在規劃IPO，或已經朝上市櫃目標前進的企業而言，在系統評選階段，BPM系統難以僅憑單一功能取勝。相較於功能多寡，流程規劃的彈性與內部控制的完整性，反而更容易成為關鍵考量。
對外推廣時，若僅從流程自動化、提升效率的部分介紹，容易流於功能說明，不僅不容易引起客戶共鳴，若缺乏IPO的基本概念，也難以回應客戶對於合規、稽核等實務面的問題。唯有理解企業公開發行前後，可能面臨到的制度要求與風險，才能將BPM系統的價值，準確對應到客戶的經營目標與關鍵痛點。
本篇文章從IPO準備，梳理BPM系統在過程中所能扮演的角色，作為內部對齊產品定位，以及對外銷售溝通的共同基礎。

一、企業準備IPO應該做哪些準備

IPO(英語：Initial Public Offerings)首次公開發行，亦稱首次公開募股、首次公開招股、股票市場啟動，表示企業準備透過證券交易所公開販售股票，成為上市(櫃)公司。
企業啟動IPO程序，代表營運規模和成長性已經達到一定的水準，同時也表示公司治理、內控制度可以接受更嚴格的檢視。但IPO的程序繁瑣，且程序牽涉範圍極廣，包含法規、財務、內部稽核都必須符合規定，若有任何環節產生疏漏，都可能影響進程。
若能在籌備階段就導入適合的工具，不僅可以確保制度的落實，也能降低人工作業與籌備團隊的負擔，讓組織以更有條理的方式因應IPO要求。

二、IPO需要符合的九大循環

依《公開發行公司建立內部控制制度處理準則》規定，公開發行公司必須針對九大作業建立相對應的內部控制制度，包含銷售、採購、生產、薪工、融資、不動產、投資、研發、資訊，共九個領域，實際涵蓋範圍與內容制定依產業特性與企業有所差異，以下為常見範疇說明，僅供參考。

類型	說明
銷售 及 收款循環	銷售公司產品所產生的票據收受及現金收入， 包含訂單管理、運送貨品或提供勞務、收入即應收款項、銷貨折讓、退回等
採購 及 付款循環	製造公司產品所產生的票據交付及現金付款，供應商管理、採購、比議價、付款等
生產循環	包含環境安全管理、職業安全衛生管理、生產計畫、品質管理、計算存貨及銷貨成本等
薪工循環	與聘雇員工相關之工作過程， 包含雇用、輪調、請假、加班等考勤、考核、薪資程序
融資循環	借款、租賃、發行有價證券等
不動產、廠房 及 設備循環	包含不動產、廠房、設備等之取得、處分、保管、維護紀錄等
投資循環	有價證券、投資性不動產之決策、買賣、保管與紀錄程序等
研發循環	對產品之研究、設計、研發、試作，相關文件保留、智慧財產權之取得、運用等
資訊循環	資訊部門之職責劃分、程式開發及修改、資料輸出入、檔案設備安全性等

企業準備公開發行前，至正式IPO以後，各項作業流程都必須符合內控制度要求，並完整留存紀錄，以保障投資人權益，也作為主管機關、內外部稽核單位的查核依據。
對於正在準備IPO的企業而業，導入BPM系統，能協助落實流程、並有效保存簽核紀錄與相關附件資料。

三、導入BPM系統的優勢

1. 制度標準化
企業內控制度涵蓋多種面向，舉凡用印、合約、採購等都涵蓋在內。
BPM可將流程、申請表單進行標準化，並依金額、類型等，設定不同的簽核層級，確保制度依規定執行，落實職務分工。

2. 完整可追溯的稽核軌跡
流程的申請人、簽核人、處理時間與操作紀錄，皆可於系統上完整保留。
即使過程中遭遇退件、補件，或流程版本異動，也能清楚追蹤歷史紀錄，符合內部稽核與外部查核要求。

3. 缺失改善與後續追蹤
透過BPM建立缺失改善相關表單，能將缺失內容指派給相關人員，並持續記錄改善進度與結果，避免改善流於紙本或零散溝通，形成可以管理、查核的流程。

4. 跨部門流程整合
IPO準備過程中涉及多個部門，若缺乏統一做法，容易造成責任歸屬不清或溝通落差。
BPM可以整合、串接跨部門流程，清楚定義每個節點的負責單位與角色，使各部門依標準協作，提升準備效率。

結論

企業準備IPO的過程中，面對的問題除了制度是否完備，執行過程中能否真正落實並留下可查核的紀錄，也是非常重要的一環,
BPM系統可以將內控制度轉變為標準化、可執行的流程，協助企業保存完整的簽核歷程、附件資料與改善紀錄,
透過BPM系統，不僅能協助企業符合IPO要求，更能建立長期可持續的運作流程，並非只是為上市做的短期準備。