【客戶案例】從報到到簽約：業務流程管理助力人資數位轉換
在台灣，全國連鎖的餐飲品牌與提供駐點服務的資訊公司或管理顧問公司，往往面臨著龐大的員工管理需求。對於人資部門而言，分散式的門市與駐點地點，加上大量的人員流動，讓員工報到、資料收集與檔案管理變得極具挑戰性。
狀態網際網路股份有限公司提供的PowerBPM業務流程管理解決方案，專為這類人力密集型企業設計，讓人資部門透過線上化與標準化的方式，實現高效的流程管理與資料整合，為企業提升人力管理的效益與準確性。
文章大綱
情境挑戰：人資管理的繁複流程
1.分散地點與高人員流動
餐飲品牌擁有全台多家門市，資訊或顧問公司則有駐點人員分布各地，人員報到與資料蒐集流程分散，統一管理困難。
2.繁瑣的資料收集與存檔
每位新進人員需填寫多項資料，如個人基本資料、身份證影本、存摺影本，以及簽訂勞動契約。傳統紙本作業耗時費力，且容易因檔案遺失或分類錯誤影響管理效率。
3.全國即時資料同步需求
地區門市或駐點單位向總公司提交人員資料的過程中，常因延遲或資料不全影響審核進度，進而延後薪資或福利的發放。
解決方案：線上報到與表單管理的全面數位化
狀態網際網路的業務流程管理系統，針對人資部門提供以下解決方案：
1.線上報到表單
【功能描述】
新進員工可直接透過系統線上填寫個人資料，並即時上傳身份證影本與存摺影本等附件。
【效益】
1.節省人資人員時間，無需手動逐筆輸入資料。
2.確保新進員工資料完整性與準確性，即時存檔，減少遺漏風險。
2.勞動契約電子化
【功能描述】
新進員工可在線簽訂勞動契約，系統自動歸檔，確保合規管理。
【效益】
1.符合勞動法規要求，文件管理更加方便且可追溯。
2.避免紙本遺失或錯誤分類，降低合約管理風險。
3.個人檔案管理模組
【功能描述】
系統為每位員工建立個人專屬檔案，包括：
【效益】
1.提供統一格式的檔案管理，便於快速檢索與更新。
2.總公司與各地分支單位可即時查閱檔案，促進全國資料同步化。
4.即時資料整合與分析
【功能描述】
系統將所有表單資料匯總至人資管理後台，進行整合與即時更新。
【效益】
1.提供即時人力報表，讓管理者快速了解人力資源分布情況。
2.支援薪資與福利核算，減少數據錯誤。
對人資部門的效益
1.提升作業效率
1.從報到到檔案建檔的全流程自動化，大幅減少人工作業時間。
2.多項表單數據一次完成，避免重複填寫與錄入。
2.增強資料準確性
1.標準化的線上表單格式，降低錯誤風險。
2.即時上傳功能確保資料不遺漏，快速完成審核。
3.提高全國統一性
1.總公司能隨時掌握分支單位的最新人力資料，實現全國資料同步。
2.減少資料傳遞的延遲，優化跨部門溝通效率。
4.減少紙本與儲存成本
1.資料電子化存檔，減少實體文件儲存空間需求，環保又高效。
5.加強合規性與數據可追溯性
1.勞動契約與檔案皆有數位記錄，可滿足法規與內部審核需求。
狀態網際網路的價值
專屬化解決方案：針對不同行業與需求設計專屬的表單與流程模組。
快速部署：即使是分散的門市或駐點人員，也能迅速導入並啟用系統。
持續支持：提供後續技術支援與系統優化，確保客戶需求能持續被滿足。
結論
透過狀態網際網路的業務流程管理系統，人資部門能實現線上化、即時化、標準化的人力資源管理，不僅提高工作效率，更讓全國性企業的人員管理更加輕鬆、透明且合規。這樣的創新應用，為連鎖餐飲品牌與駐點型資訊公司帶來了巨大的管理效益與競爭優勢。
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