【客戶案例】行銷活動公司的專案費用管理新模式
在現代競爭激烈的行銷環境中，精準掌握每個專案的成本與收益，是行銷活動公司脫穎而出的關鍵能力。然而，過往繁瑣的手動記錄與分散的資料管理，常讓企業在數據整合與分析上耗費大量時間與精力。透過導入狀態網際網路公司的PowerBPM業務流程管理解決方案，某知名行銷活動公司實現了以專案為基礎的高效成本控制，成功將毛利與毛利率統計的準確性提升至全新高度。
文章大綱
情境挑戰：專案費用管理的複雜性
對於行銷活動公司而言，每個廣告活動都是一個獨立的專案，包含多樣化的支出類別：
- 個人勞務支出：支付給專案成員或外部合作人的薪酬與報酬。
- 廠商費用支出：涉及外包的設計、場地租借、影像製作等費用。
- 零用金支出：涵蓋活動執行中的雜項支出，例如臨時購買道具或飲品等。
傳統的管理方式需要人工建表、手動計算，流程冗長且容易出錯。而這家公司在專案核算上，最重要的指標便是毛利與毛利率。
解決方案：以數據驅動的流程管理
狀態網際網路公司為該行銷活動公司量身打造了一套數位化管理解決方案，以結構化資料表單為核心，從資料建置到數據分析，提供全流程支援：
1.建立客戶資料表
包含客戶名稱、單位名稱、聯絡人資訊等核心內容，統一管理所有客戶檔案，提升後續作業效率。
2.專案維護表
以專案為單位的記錄工具，內容包含客戶名稱、專案代號、專案名稱、合約金額等資料，確保專案資料透明化與標準化。
3.費用申請單
將專案支出分門別類，建立三類費用表單：
每項支出都能快速記錄並自動歸檔至相應專案，形成數據整合。
系統會自動計算這些費用的總和，並進一步以合約金額扣除總支出，生成專案毛利與毛利率，提供清晰的財務數據供決策參考。
專案管理的新標杆
行銷活動公司的成功案例顯示，透過數位化與流程自動化，可以大幅提升專案管理的效率與精準度。不僅讓企業實現了對每項支出的全方位掌控，還讓毛利與毛利率的計算成為可視化的指標，真正做到「用數據說話」。
狀態網際網路公司致力於為企業提供量身定制的業務流程解決方案，讓您的專案管理更上層樓。特別適用50人以下的行銷活動公司，這套解決方案在以下幾個關鍵領域能帶來顯著效益：
1.簡化財務與專案管理，節省人力資源
【挑戰】
小型行銷公司通常資源有限，專案管理與財務核算可能由同一團隊甚至同一人負責，容易因為人力不足而出現管理盲點。
【效益】
1.自動化的費用記錄與核算系統可以大幅減少手工記錄的工作量，將原本可能耗費數天的毛利統計縮短至數小時。
2.節省專案管理與行政團隊的人力，讓核心人員能專注於創意與執行層面。
2.提升財務透明度，快速了解專案盈虧
【挑戰】
小型公司通常同時執行多個專案，但對每個專案的成本與利潤狀況無法即時掌握，可能導致資源分配不當或過度依賴毛利低的專案。
【效益】
1.合約金額與支出統計自動化後，專案毛利與毛利率可即時生成，讓管理者隨時掌握每個專案的盈虧情況。
2.能快速識別高利潤專案與低利潤專案，為公司資源分配與業務方向提供準確依據。
3.簡化多樣化費用的管理
【挑戰】
小型公司往往面臨的問題是支出類別繁雜，尤其是零用金與外包廠商費用，容易遺漏或分類錯誤，進而影響整體統計結果。
【效益】
1.費用申請單按類別（如個人勞務、廠商費用、零用金）進行管理，系統化支出分類，減少出錯率。
2.各項支出資料即時記錄，財務部門不再需要多次核對或補錄資料，工作效率大幅提升。
4.提升競爭力，贏得更多客戶信任
【挑戰】
小型公司在與大型行銷公司競爭時，往往難以證明自身在專案管理與財務控制上的專業性，容易被認為缺乏規模效益或管理能力。
【效益】
1.透過系統化的數據管理，展示公司在成本控制、專案透明度與效率上的能力，提升客戶信任感。
2.有效毛利率統計讓公司能更有底氣地報價，避免因低估成本導致的虧損。
5.減少財務風險，提升現金流管理
【挑戰】
小型行銷公司通常資金流有限，支出稍有管理不善，可能對現金流造成壓力。
【效益】
1.透過即時了解各項費用，管理者能更靈活地控制支出節奏，確保專案執行不會因資金不足而受阻。
2.系統幫助清晰記錄應付廠商與應收款項，減少遺漏或延誤，優化現金流管理。
6.降低成本，快速回收投資效益
【挑戰】
小型行銷公司在導入新系統時，通常會擔心投資成本過高且回報周期過長。
【效益】
1.這套解決方案針對小規模團隊進行客製化設計，部署簡單，維護成本低。
2.自動化流程節省的人工成本與提升的利潤分析準確性，能快速回收投資，達成正向循環。
結論：50人以下行銷公司的專屬利器
透過狀態網際網路公司的解決方案，小型行銷公司不僅能解決人力資源不足與數據管理的挑戰，更能以精準的財務統計提升專案利潤與管理效率。在市場競爭中，小型公司也能憑藉系統化管理能力，提升競爭力並贏得更多客戶的青睞。
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