在網路越來越發達、SaaS 雲端型軟體越來越普遍的現在，資安成為採用雲端軟體的重要考量因素。資安問題可能導致業務流程中斷，造成重大損失。因此，軟體內正確且完整的功能與資料授權機制至關重要，不僅避免未授權操作，還能保護資料免遭盜取。
軟體的授權存取控制可分為任意型存取控制和強制型存取控制。PowerBPM 系統採用「任意型存取控制」，允許管理者根據需求自由設定使用者權限。例如，「表單設計」與「流程設計」的權限可包括完全控制、新增、編輯、刪除、搬移等，管理者可依需求給予全部或部分權限。
PowerBPM 系統使用多層次目錄架構管理使用權限。管理者可在「表單設計」功能中建立不同目錄，並賦予不同部門或使用者不同權限。這樣，使用者可在不同目錄中建立所需表單，而不影響其他部門或使用者。目錄管理簡化了權限設定，並將表單或流程依種類或部門分類管理。
PowerBPM 的目錄架構同時提供目錄與文件的權限設定，權限項目包括完全控制、新增、編輯、刪除、搬移等。這種細分的權限管理雖然較為複雜，但能滿足各種需求。
PowerBPM 提供以使用者、職務、部門、角色等為對象的權限指定，並支援混合設定。例如，新增權可同時指定給使用者與部門。部門內新增使用者時，該使用者會自動繼承部門的所有權限。
綜合上述，PowerBPM 系統所提供的強化安全與彈性存取控制機制，不僅大幅提升了資安保障，還賦予了管理者更大的靈活性與掌控能力。透過細緻的目錄權限管理架構以及自動維護的動態權限配置，管理者可以精確地控制資料存取與操作權限，確保組織內部資訊的安全性與操作流程的順暢性。這些功能不僅能有效防範潛在風險，還能讓系統管理變得更為高效與便捷，進一步增強企業的競爭力。