從文件浮水印到動態浮水印：全面降低資料截圖外流風險

一、系統權限管控之外，仍可能發生「截圖外流」

企業導入BPM後，許多重要資料都集中在系統內部，
例如人事資料、財務資訊或客戶名單等。
雖然系統已經透過帳號及權限機制管控資料存取，
但在實務運作中，仍然存在幾種難以完全防範的情況，
例如：

1. 內部人員將客戶資料截圖分享給其他公司
2. 報表或表單被截圖轉傳至外部通訊軟體

當這些機密或敏感資訊被外流時，如果畫面上沒有任何識別資訊，往往難以判斷是透過哪一個帳號流出。
因此，越來越多企業開始在系統中導入浮水印（Watermark）機制，透過在畫面或文件上標示識別資訊，降低資料外流風險。

二、透過動態浮水印與文件浮水印，提升企業資訊安全

為了降低資訊外流的風險，PowerBPM提供兩種浮水印機制，包含系統操作與文件匯出：

• 動態浮水印：系統畫面顯示

 

• 文件浮水印：匯出PDF

 
企業設定浮水印後，當資料被截圖或轉傳時，仍然能從浮水印內容辨識資料來源，進而達到以下效果：

1. 強化企業資訊安全管理
2. 提升資料使用的責任追蹤能力
3. 降低內部資料被不當散播的風險

 
透過浮水印設計，企業不僅能保護敏感資訊，也能讓使用者在存取資料時更清楚意識到資料的可追蹤性，進一步降低不當使用的可能性。
 
操作影片：PowerBPM系統 表單/套表/統計報表-浮水印 【Power數位學院】EP32

三、動態浮水印：即時顯示於系統畫面，防止截圖外流的第一道防線

資料下載成文件之前，最容易發生外流的情境，往往來自系統畫面的截圖。
因此PowerBPM提供動態浮水印機制，在使用者瀏覽系統資料的當下，畫面中即顯示浮水印資訊。
如此一來，即使透過截圖方式將畫面外傳，也能從浮水印辨識資料來源，有效降低機密資訊外流的風險。



動態浮水印的特點包含：

1. 即時顯示：使用者登入後立即套用浮水印
2. 全程可追蹤：涵蓋資料瀏覽與流程簽核過程
3. 降低截圖風險：確保匯出前資料內容受到保護

 
管理者可以透過系統先預覽浮水印呈現效果，確保資訊清晰且不會影響使用體驗。
透過動態浮水印，企業可以將資料保護機制前移至「資料瀏覽當下」，在風險發生的第一時間建立防護基礎。
而當資料進一步被下載或匯出為文件時，則可搭配文件浮水印，延伸後續的資料保護能力。
 

四、彈性設定文件浮水印，打造企業專屬的資訊標記

PowerBPM提供多種設定條件，讓企業可以依照內部需求設計專屬文件浮水印，
管理者可調整的內容包含：

1. 文字大小：浮水印在文件上的顯示比例
2. 文字角度：設定浮水印的傾斜角度
3. 文字透明度：確保文件可閱讀的前提下顯示浮水印
4. 顯示密度：控制浮水印在頁面上的出現頻率
5. 浮水印文字：可加入日期、時間、登入者姓名、IP等變數，建立可追溯的識別資訊

 
透過這些設定，企業可以在不影響閱讀體驗的情況下，建立清楚且有效的資料標記機制。
 
在完成設定後，管理者可以直接預覽文件浮水印的顯示效果。
若需要調整文字大小、透明度或顯示密度，也可以依據預覽畫面即時修改，確保文件在閱讀體驗與資訊安全之間取得最佳平衡。

五、以文件浮水印建立可追蹤的資訊安全防線

在數位化辦公環境中，資料不只會以檔案形式流通，也可能在系統操作過程中被截圖外傳。
PowerBPM 透過動態浮水印（畫面）與文件浮水印（PDF）雙重保護機制，讓資料在不同使用情境下都具備可追蹤性。
不論是即時瀏覽、截圖，或下載文件後，都能有效辨識資料來源，協助企業建立更完整的資訊安全防線。

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