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ISO文件管理 - 文件中心 | 選購模組

文件中心

把文管中心搬進企業入口網站(EIP)

Status PowerEIP推出ISO文件管理模組,運用嚴謹的權限設定、完善的流程控管及強大的全文檢索,協助企業節省人工處理成本,落實ISO品管政策。

 

文管中心網路化,節省營運成本

所有文件的最新版本與歷史資料皆儲存於MS SQL資料庫(文件無紙化),文管人員與使用者可透過單一入口(瀏覽器),在任一時間,任一地點進行文件管理。

 

嚴謹的權限設定,確保文件安全

支援各項文件、圖形檔案格式(Office, txt, pdf…),並透過分權管理與讀取權限之設定,控管文件使用記錄、提昇文件管理效率。

 

完善的流程控管,記錄使用過程

整合Status PowerFlow工作流程管理系統,舉凡文件的建立、生效、更新、調閱、作廢皆可透過電子流程之簽核程序進行控管,降低處理成本、落實品質政策。

 

強大的全文檢索,提昇查詢效率

使用者可利用關鍵字搜尋相關文件,或透過進階條件(建檔日期、最新版本、文件標題…)進行單一或複合查詢,快速取得所須文件。透過版本控制,使用者所取得的文件皆為最新版本,免除誤用之困擾。

功能規格
文件總管 1. 依據目錄分類,存放所有最新版本之文件。檔案格式可為doc, xls, ppt, txt, pdf, jpg…)。
2. 使用者可透過文件總管,依據目錄分類,查閱具瀏覽權限之文件;未具權限之文件則須透過調閱申請,始可瀏覽。
3. 為保留管理彈性,文管人員可透過文件總管直接管理(新增、變更)所有文件。
歷史文件 1. 與文件總管之目錄分類相同,當文件經過版本變更或作廢,系統自動將舊文件存放於歷史文件。
2. 歷史文件之管理權限僅開放予文管人員使用,一般使用者無法進入,免除誤用之困擾。
文件查詢 1. 透過全文檢索,使用者可輸入關鍵字,搜尋資料庫文字內容與附件(txt, html, doc, xls, ppt, pdf),精確取得所須文件。
2. 選定進階條件(文件種類、生效日期、收文日期、建檔日期、文件作者),進行單一或複合查詢。
3. 一般使用者僅可查詢最新版本之文件;文管人員則可選擇資料種類,進行最新版本或歷史文件之查詢。
新增變更 1. 透過Html 表單格式,管理所有文件的增修過程,如文件的建立、變更(改版、作廢)之申請。
2. 制定文件建立、變更(改版、作廢)之簽核流程,確保文件之完整性與一致性。
3. 文管人員保留最後增修權,確保文件真實性。
調閱申請 1. 針對未具瀏覽權限之文件,使用者必須透過Html 表單格式,進行調閱申請,以利系統記錄文件的使用過程。
2. 制定文件調閱之簽核流程,確保文件安全性。
3. 使用者可同時為自已或特定人、部門群組進行文件調閱申請;文管人員可設定調閱期限,以利文件控管。
4. 調閱簽核完成後,系統自動利用Status PowerEIP 內部郵件通知可調閱人員。
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TEL:(02) 2748-8866
FAX:(02) 2748-0325