馥蘭朵烏來渡假酒店

彈指完成企業流程，馥蘭朵集團關注永續趨勢

「馥蘭朵的『生活儀式』，就是時間到了，我們就做一件單純的事。將生命的感觸與藝術結合，是裝置藝術也是展演，你我來自一方，用互動式的對話，拉近心的距離。」這是馥蘭朵集團官網所書寫的一段話語。2012年馥蘭朵團隊進駐烏來經營度假酒店，融合地方藝術與文化，走出獨樹一格的藍海市場，深獲國內外旅客好評，更於2013年榮獲羅萊夏朵（Relais & Châteaux）評鑑成為臺灣精品酒店會員。這股新動能引領馥蘭朵團隊陸續開拓馥蘭朵墾丁、馥森里山、馥森阪治等據點，帶著人們領略臺灣地景魅力。近年他們致力推動數位轉型，透過科技載體的溝通，降低第一線人員繁複的訂房確認手續，讓旅客盡享藝術度假；同時營運團隊也將企業流程數位化，為所有同仁營造更有效率、完善溝通的職場環境。

馥蘭朵烏來以綠帶環山與碧湖為背景，讓顧客體驗大自然豐富的生命脈動。

集團分據各地，專案簽核、歷程調閱太耗時

董事長室協理張瑞瑾回憶，剛加入團隊時所面臨的最大課題是「行政簽核效率跟不上集團成長速度」。旗下每間旅宿的營運架構包含藝術、餐廳、採購、房務等，平均都有10個左右的部門，加上不定時推出的專案需要團隊間高度協作，僅仰賴email或紙本簽呈流通與溝通，對服務於不同城市、負責營運現場的同仁而言，因缺乏彈性的數位工具輔助，無法即時審核簽呈，而且後端行政人員的簽呈歸檔作業亦是另一項挑戰，凸顯了行政管理上的困難。如果未來再增加營運據點的話，能支援即時營運決策的工具更顯重要。

以馥蘭朵烏來剛推出的「張正傑叔叔親子遊樂園」親子優惠住房專案為例，彙辦人員的簽核歷程就逾15人經手，囊括藝術部、採購部、客務部等的橫向協作，再層層往上送各級主管簽核。試想：一張企業簽呈表單以email傳送，需要副本抄送相關人員，一來一往的收寄信件，定案後再知會各部門主管，能夠推測而知長期累積的信件數量有多可觀，終將讓信箱容量爆炸，以及影響個人對重要信件的辨識度。意識到集團數位轉型在即，集團決定導入「電子簽核系統」並將此項任務交予資訊部詢問適合的廠商，經多方比較後決定採購「Status PowerBPM」，導入超輕量化的雲端版企業流程管理（Business Process Management, BPM）系統。

資訊副理謝義偉表示狀態網路公司對接窗口展現極高的積極度，故脫穎而出。

謝義偉表示，實際研究市面上既有產品發現，不論是國際級資訊系統商，或像「狀態網際網路公司」推出的獨立開發系統，其實各家產品功能幾乎大同小異，然而在接洽諮詢的過程中，狀態網際網路公司對接窗口展現的積極度最高，並且為馥蘭朵提出適切的解決方案，故脫穎而出。落地使用以來，感受得到狀態網際網路公司解決客戶問題的即時性與配合度，而且願意傾聽客戶意見，持續改版優化使用者經驗，在在證明它是一家願意與客戶共同成長的資訊系統商。

電子簽核系統上線，導入師全面性到位諮詢

只是數位轉型不是技術工具到位就好，標榜0程式的PowerBPM系統要完美融入企業基因有兩大關鍵，一是將現有表單逐一數位化建檔，二是學習具邏輯思考的流程設定，因此企業內部資訊人員的前期準備工作並不輕鬆。謝義偉分享，狀態網際網路公司的導入師一開始就保持高度參與，雙方密集互動下，協助PowerBPM系統快速上線，導入師也偕同資訊人員為集團同仁進行教育訓練。直到現在，導入師仍是馥蘭朵團隊堅實的外部資訊協力。

電子簽核系統正式上線的下一步：降低同仁上手門檻。由於馥蘭朵是一個非常注重教育訓練和跨部門溝通的經營團隊，其採取的「階段性完整流程」做法值得參考。首先，篩選出有迫切使用需求的人，譬如外勤主管及其常用的簽呈、公告表單，作為優先輔導使用與上線的表單種類，讓他們用手機就可以完成簽核作業。其次，才針對普遍性員工會用到的表單，如：費用申請表、出差表單與福利區塊有關的假別表單等。過程中的教育訓練安排，則是利用幾個主要會議安插教育訓練，根據不同職階的使用需求規劃訓練內容，幫助與會者進入狀況、減少改變帶來的排斥感。

三年下來，馥蘭朵使用PowerBPM系統的四大成效：（1）將各地同仁視為服務對象，累積創建25種標準化電子表單，持續優化行政作業；（2）過去只能靠起單人自己追進度，現在簽核歷程透明化，有利精準追蹤簽核進度，APP的推播提醒功能也提高流程效率；（3）歸檔作業變得簡單，用關鍵字搜尋就能找到資料；（4）落實企業ESG政策，不僅減少用紙量還省下很多無形成本。

馥蘭朵使用Status PowerBPM系統三年多來提升了四大成效。

網路世代飯店管理上雲，為企業競爭力升級加值

董事長室協理張瑞瑾分享，跨部門簽呈的進行，十分仰賴承辦人的溝通技巧與執行效率，況且不同表單跑的流程不見得完全一樣，「這張單子簽完應該送到哪裡」是教育訓練部門最費心的環節之一，過去得一個個的教育員工，甚至為同仁製作SOP流程圖，而今藉由PowerBPM系統搭配狀態雲APP作為內部溝通平台，資訊部扮演流程設計樞紐，就能幫助所有人提升行動辦公力。以北區新晉升一位副總為例，原本只負責單一據點，現擴增到三個據點，故其核決權限必須跟著大幅調整，當欲在既定流程中置入新主管的核決權，只要人資部與資訊部清楚每個人的權限點，就能讓流程自動化進行。

董事長室協理張瑞瑾分享COVID-19疫情雖對飯店業造成衝擊，
卻也是反思積極轉型應戰各種可能性的契機。

這對內部組織不時變動的飯店業帶來很大的方便，對比過去大部分主管的桌上總有一堆待簽核的卷宗，如今的馥蘭朵在與不同資訊系統商合作後，確實降低各據點的溝通與營運成本，從數位轉型的過程中獲益良多。張瑞瑾強調，COVID-19疫情雖對飯店業造成衝擊，卻也是反思積極轉型應戰各種可能性的契機，團隊持續涉略數位應用工具，為的是將時間與空間盡可能留給每一位旅客，如同馥蘭朵一直以來的經營理念：「住在這裡的人們沒有多餘的贅語問候，只有足以表達善意的微笑貼心為您遞上暖暖的茶水，造訪的人們隨著自然韻律呼吸，而發現自己回歸至一個人與自然真正相處的空間」。

狀態網際網路股份有限公司副總經理林妙蓮談到，當今全球企業身處於一個資訊時代，其中飯店業各部門管理人員接觸的業務都和資訊息息相關，尤其疫後的旅遊型態，旅客更關注旅宿業者前台服務的低接觸、自動化措施；相對的，後勤支援在處理、傳送、收集和保存業務的雲端系統，將成為飯店業保持競爭力的關鍵！林妙蓮就其觀察分析，三年前甫推出工作流程（Workflow）系統進階版──Status PowerBPM系統，馥蘭朵集團即是首批導入此雲端服務的先鋒，不僅董事長與高階管理者對此相當重視，承辦人對科技運用的學習也十分用心。透過馥蘭朵的使用經驗回饋，狀態網際網路公司也持續精進，雙方於數位轉型的路上有著革命情感。「企業快速茁壯，行政簽核效率也要跟上；追求永續經營，經營者必須引領同仁看見ESG的價值」，而馥蘭朵集團的數位轉型策略是極具參考價值的成功典範。