电子文件的安全防范政策

科技快速变迁、资讯即时传播，虽提升了企业文件、讯息、邮件交换、共享的效率，亦将企业内部资讯曝露于高度危险的网际网路上。为提升协同运作之效率，愈来愈多的企业藉由网际网路达成讯息快速传递、文件即时共享之目的。根据Jackson -“The Need for Security”统计显示，在资讯世界里，企业所面临的潜在威胁，环境因素为15%，而人为因素却占了85%；其中，因内部员工人为的疏失与犯错（故意或无意）比例高达80%。

把文管中心搬进企业入口网站(EIP)

Status PowerEIP推出ISO文件管理模组，运用严谨的权限设定、完善的流程控管及强大的全文检索，协助企业节省人工处理成本，落实ISO品管政策。为促使企业有效控管电子文件，降低财务、名誉损失，Status PowerEIP整合“数位权利管理 - Digital Rights Management”机制，推出的文件安全管理模组。

• 数位权利管理可以让使用者透过网际网路或其他媒介安全地交换数位化的智慧财产，包括：控制存取的内容、管制存取的对象或规范清算的机制。
• 藉由对数位内容的加密管理及权限设定，确保资料的传播可控制性，可追踪性及内文的不可更改性。
  

文管中心网路化，节省营运成本

所有文件的最新版本与历史资料皆储存于MS SQL资料库（文件无纸化），文管人员与使用者可透过单一入口（浏览器），在任一时间，任一地点进行文件管理。

严谨的权限设定，确保文件安全

支援各项文件、图形档案格式（Office, txt, pdf…），并透过分权管理与读取权限之设定，控管文件使用记录、提升文件管理效率。

完善的流程控管，记录使用过程

整合Status PowerFlow工作流程管理系统，举凡文件的建立、生效、更新、调阅、作废皆可透过电子流程之签核程序进行控管，降低处理成本、落实品质政策。

强大的全文检索，提升查询效率

使用者可利用关键字搜寻相关文件，或透过进阶条件（建档日期、最新版本、文件标题…）进行单一或复合查询，快速取得所须文件。透过版本控制，使用者所取得的文件皆为最新版本，免除误用之困扰。

功能规格

模组功能	规格说明
文件总管	1.依目录分类存放所有最新版本之文件。档案格式可为doc, xls, ppt, txt, pdf, jpg… 2.使用者可透过文件总管，依据目录分类，查阅具浏览权限之文件；未具权限之文件则须透过调阅申请，始可浏览。 3.为保留管理弹性，文管人员可透过文件总管直接管理（新增、变更）所有文件
历史文件	1. 与文件总管之目录分类相同，当文件经过版本变更或作废，系统自动将旧文件存放于历史文件。 2. 历史文件之管理权限仅开放予文管人员使用，一般使用者无法进入，免除误用之困扰。
文件查询	1.透过全文检索，使用者可输入关键字，搜寻资料库文字内容与附件（txt, html, doc, xls, ppt, pdf），精确取得所须文件。 2.选定进阶条件（文件种类、生效日期、收文日期、建档日期、文件作者），进行单一或复合查询。 3.一般使用者仅可查询最新版本之文件；文管人员则可选择资料种类，进行最新版本或历史文件之查询。
新增变更	1.透过Html 表单格式，管理所有文件的增修过程，如文件的建立、变更（改版、作废）之申请。 2.制定文件建立、变更（改版、作废）之签核流程，确保文件完整性与一致性。 3.文管人员保留最后增修权，确保文件真实性。
调阅申请	1. 针对未具浏览权限之文件，使用者必须透过Html 表单格式，进行调阅申请，以 利系统记录文件的使用过程。 2. 制定文件调阅之签核流程，确保文件安全性。 3.使用者可同时为自已或特定人、部门群组进行文件调阅申请；文管人员可设定调阅期限，以利文件控管。 4.调阅签核完成后，系统自动利用Status PowerEIP 内部邮件通知可调阅人员。

*上述为标准规格；实际功能可根据企业需求，进行客制开发。