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耕莘醫院 HIP 資訊系統

問題需求

鑑於耕莘醫院新店總院的資訊太過分散,且公告及表單在各單位間的傳遞,難以掌控時效且機密性較低。為解決資訊過於分散且文件、表單、訊息傳遞不易之問題,在耕莘醫院新店總院電腦室蔡國卿主任上任後,即著手規畫院內的資訊入口平台,期望藉由自動化的流程與權限管理機制,提昇院內溝通協調及行政事務之效率。 蔡國卿主任指出為耕莘醫院新店總院的資訊願景為建立HIP(Hosipital Information Portal)資訊系統,達成「一處收單,全院服務」之目標。為達成此一願景,電腦室在蔡主任的領軍下,提出一連串相關計劃,期望協助各級行政長官與同仁可依據HIP所提供的各項數據及報表,作出最佳的決策。蔡主任認為HIP的願景是必須循序漸進的,第一步即是提高同仁的電腦化程度,加強同仁間訊息傳遞的數位化,以及知識的傳遞及延伸,這也是當初蔡主任考量導入資訊入口平台的重點。耕莘醫院新店總院規畫的建置重點如下:
1. 醫院內部資訊集中管理,使用者得依權限存取,達到資訊整合與共享之目的,進而建置企業知識管理系統。
2. 醫院佈告電子化,發佈者得自行設定醫院內部使用者讀取權限,並查閱瀏覽記錄,確保訊息正確佈達,並降低紙張列印成本。
3. Web-based架構之資訊入口,使用者及管理者可隨時、隨地經由單一進入點登入,依據所屬權限執行各項工作流程。
4. 建置各式電子化表單,並設定醫院內部的簽核流程,使用者得依據權限進行電子簽核與表單管理。

解決方案導入

前瞻性的技轉服務 無限延伸資訊入口耕莘醫院新店總院在電腦室的規畫下,有一套對於系統選購之評估原則,主要區分為產品的操作介面、系統的功能模組、未來的延展彈性、廠商的整合經驗四個層面:
1. 就使用介面而言,PowerEIP擁有人性化的操作介面且各項應用程式的整合程度較佳,提昇使用者操作的順暢度。
2. 就功能模組而言,PowerEIP提供八大模組(組織架構、電子郵件、多檔案上傳、訊息傳遞、權限控管、工作排程、全文檢索、流程簽核),協助電腦室人員可自行運用擴充,提昇系統未來的延展及整合效率。
3. 就系統管理而言,PowerEIP預留彈性擴充的空間,增加系統的延展性。如未來應用程式的擴充與相關系統的整合。
4. 就整合經驗而言,狀態於過去確實累績多年的專案整合經驗(如新聞局、海巡署、富邦金控…),故在PowerEIP的規畫研發上較為完善,涵蓋層面包括訊息傳遞、行政支援、知識管理、流程簽核,正好符合電腦室之規畫。
除了上述層面的考量外,耕莘醫院新店總院決定採用PowerEIP的關鍵因素有二:
1. 由於院內對訊息、文件傳遞之安全性是相當重視的,PowerEIP正好符合這項需求,系統管理者可針對每位使用者設定其電子郵件對外聯繫之權限,避免院內機密文件外漏。此外,PowerEIP對權限的控管亦相當嚴謹,考慮的層面,包括了目錄的管理權限、文件的讀取權限及全文檢索之權限。何謂全文檢索的權限呢?市面上有些提供全文檢索的知識(文件)管理系統或資訊入口平台,忽略了文件的讀取權限,原本不具閱讀權限的使用者,利用全文檢索時竟可搜尋的到,我們在此提醒企業在選購時,應注意這項要點。
2. 第二個因素是狀態提供技術移轉服務,包括SourceCode、開發文件與教育訓練,使電腦室的資訊人員未來可視醫院需求自行進行擴充或整合相關系統。電腦室在規畫院內e化的過程是循序漸進的,我們希望藉由電腦室同仁不斷於其他單位溝通協調的情況下,規畫完善且Make Sense的系統,確切提昇院內同仁執行各項作業之效率。所以本院須要的是具有前瞻性的產品,可以視需求進行修正、擴充、整合,不會像其他企業一樣經常受限於資訊廠商。

導入績效

耕莘醫院新店總院在HIP上線過程中,因每位使用者的立場與習慣不同,而產生許多意見與想法,電腦室同仁以三個月為一週期,彙整各單位之意見,專研討論並釐清有效意見進行系統修正。由於醫院為特殊行業,許多應用系統必須由專家進行分析並給予意見,故目前耕莘醫院新店總院直接採購狀態所提供的技術移轉服務,以利系統的擴充、延展。 至於未來預計開發的應用程式,目前尚處規畫階段,預計先朝決策系統的方向進行研發,提供相關報表、數據供上級長官參閱。此外,電腦室同仁亦依據同仁需求,著手進行表單與後端資料庫之整合,如人事類表單可與人事差勤資料庫整合,節省承辦人員處理時間,提昇行政效率。


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