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ISO文管系統

電子文件的安全防範政策

科技快速變遷、資訊即時傳播,雖提昇了企業文件、訊息、郵件交換、共享的效率,亦將企業內部資訊曝露於高度危險的網際網路上。為提昇協同運作之效率,愈來愈多的企業藉由網際網路達成訊息快速傳遞、文件即時共享之目的。根據Jackson -「The Need for Security」統計顯示,在資訊世界裡,企業所面臨的潛在威脅,環境因素為15%,而人為因素卻佔了85%;其中,因內部員工人為的疏失與犯錯(故意或無意)比例高達80%。

把文管中心搬進企業入口網站(EIP)

Status PowerEIP推出ISO文件管理模組,運用嚴謹的權限設定、完善的流程控管及強大的全文檢索,協助企業節省人工處理成本,落實ISO品管政策。為促使企業有效控管電子文件,降低財務、名譽損失,Status PowerEIP整合「數位權利管理 - Digital Rights Management」機制,推出的文件安全管理模組。

  • 數位權利管理可以讓使用者透過網際網路或其他媒介安全地交換數位化的智慧財產,包括:控制存取的內容、管制存取的對象或規範清算的機制。
  • 藉由對數位內容的加密管理及權限設定,確保資料的傳播可控制性,可追蹤性及內文的不可更改性。

文管中心網路化,節省營運成本

所有文件的最新版本與歷史資料皆儲存於MS SQL資料庫(文件無紙化),文管人員與使用者可透過單一入口(瀏覽器),在任一時間,任一地點進行文件管理。

嚴謹的權限設定,確保文件安全

支援各項文件、圖形檔案格式(Office, txt, pdf…),並透過分權管理與讀取權限之設定,控管文件使用記錄、提昇文件管理效率。

完善的流程控管,記錄使用過程

整合Status PowerFlow工作流程管理系統,舉凡文件的建立、生效、更新、調閱、作廢皆可透過電子流程之簽核程序進行控管,降低處理成本、落實品質政策。

強大的全文檢索,提昇查詢效率

使用者可利用關鍵字搜尋相關文件,或透過進階條件(建檔日期、最新版本、文件標題…)進行單一或複合查詢,快速取得所須文件。透過版本控制,使用者所取得的文件皆為最新版本,免除誤用之困擾。

功能規格

模組功能 規格說明
文件總管 1.依目錄分類存放所有最新版本之文件。檔案格式可為doc, xls, ppt, txt, pdf, jpg…
2.使用者可透過文件總管,依據目錄分類,查閱具瀏覽權限之文件;未具權限之文件則須透過調閱申請,始可瀏覽。
3.為保留管理彈性,文管人員可透過文件總管直接管理(新增、變更)所有文件
歷史文件 1. 與文件總管之目錄分類相同,當文件經過版本變更或作廢,系統自動將舊文件存放於歷史文件。
2. 歷史文件之管理權限僅開放予文管人員使用,一般使用者無法進入,免除誤用之困擾。
文件查詢 1.透過全文檢索,使用者可輸入關鍵字,搜尋資料庫文字內容與附件(txt, html, doc, xls, ppt, pdf),精確取得所須文件。
2.選定進階條件(文件種類、生效日期、收文日期、建檔日期、文件作者),進行單一或複合查詢。
3.一般使用者僅可查詢最新版本之文件;文管人員則可選擇資料種類,進行最新版本或歷史文件之查詢。
新增變更 1.透過Html 表單格式,管理所有文件的增修過程,如文件的建立、變更(改版、作廢)之申請。
2.制定文件建立、變更(改版、作廢)之簽核流程,確保文件完整性與一致性。
3.文管人員保留最後增修權,確保文件真實性。
調閱申請 1. 針對未具瀏覽權限之文件,使用者必須透過Html 表單格式,進行調閱申請,以 利系統記錄文件的使用過程。
2. 制定文件調閱之簽核流程,確保文件安全性。
3.使用者可同時為自已或特定人、部門群組進行文件調閱申請;文管人員可設定調閱期限,以利文件控管。
4.調閱簽核完成後,系統自動利用Status PowerEIP 內部郵件通知可調閱人員。
*上述為標準規格;實際功能可根據企業需求,進行客製開發。


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