【企業e化】電子表單可以帶來什麼樣的效益?



【企業e化】電子表單可以帶來什麼樣的效益?
 
現在使用傳統的紙張表單的公司或公家單位,
是否曾經想過要使用電子表單系統,
但又不確定實際效益為何?是否應該投入成本購買系統?
究竟,表單的電子化可以為我們帶來什麼樣的效益呢?值不值得投入呢?
讓我們繼續看下去吧。


電子表單最重要的就是工作流程的改善,
表單一旦電子化,工作流程設定好後,便可以進行流程的掌控。
 
何謂進行流程掌控?
以傳統的紙張表單來說,常常會發生某一張表單在跑流程的過程中簽了又退、退了又簽,或是有人太忙了根本忘記簽,亦或是有人弄丟了表單,最後又要重請一次,造成一張表單從申請到簽核完成的過程,太過浪費時間。

一旦表單電子化,
所有流程在系統上一目瞭然,現在該輪到誰簽核?是誰久久沒有去簽核?
所有人可以輕鬆掌控流程,不造成時間浪費,也不會因為人員在外出差或請假就不能申請或進行簽核,增加了工作效率。

且由於表單皆在系統上作呈現,人員不必去做影印留存紀錄等等,因為只要上系統便能重複查看,若真的有列印需求再做列印即可,大大減少不必要的浪費。


 
 
結語:
 
整體來說,電子表單帶來的最大效益就是工作流程的改善與再造,
工作流程改善後,所帶來的就是工作效率提升,可以讓人員專注於工作上而非在處理表單事務上,工作的交接也變得快速方便,
而無紙化所減少的紙張墨水成本亦是額外的效益,對於環境保護更是有所幫助。


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圖片來源:Pixabay
 

標籤:
#電子表單 #工作流程 #Workflow #企業e化

 
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